Bagaimana Bagan Organisasi sebuah Hotel? (dan Fungsinya)

Bagan organisasi sebuah hotel mewakili pekerjaan yang dibutuhkan sebuah hotel untuk melaksanakan proses kerja, misi, visi dan nilai-nilai.

Setiap hotel, baik kecil, menengah atau besar, membutuhkan struktur organisasi untuk melaksanakan operasi hariannya. Ini digunakan untuk membantu membagi tugas, menentukan pekerjaan untuk setiap departemen dan mendelegasikan wewenang di dalam dan di antara departemen.

Bagan organisasi di atas adalah karakteristik hotel bintang 5, walaupun hotel bintang 4 dapat memiliki jumlah apartemen yang sama atau lebih. Jumlah bintang dapat turun atau naik secara independen ke jumlah departemen.

Sebagai contoh, hotel «NY King» dapat menyimpan semua apartemen dan naik dari bintang 4 ke 5. Atau sebaliknya; turun dari 5 ke 4 bintang dan mempertahankan semua departemen.

Jumlah apartemen akan bervariasi tergantung pada layanan yang ditawarkan oleh hotel. Mungkin sebuah hotel mewah -5stars- memiliki layanan wisata untuk klien, gym, kolam renang, lapangan tenis, SPA, disko ... Hotel lain dengan ukuran lebih kecil tidak akan memiliki layanan tambahan ini dan oleh karena itu tidak akan membutuhkan begitu banyak karyawan, sehingga mengurangi jumlah karyawan. departemen.

Posisi teratas yang paling umum di sebuah hotel adalah: direktur, direktur pemasaran, direktur akuntansi, direktur personalia, direktur teknik, direktur pembelian, manajer kamar dan manajer restoran.

Dari posisi ini dihasilkan orang lain yang lebih rendah tetapi tidak kalah pentingnya untuk memenuhi fungsi utama hotel; mengakomodasi tamu yang memberikan kualitas setinggi mungkin, tergantung pada jumlah bintang di setiap hotel.

Siapa yang bertanggung jawab atas organisasi hotel?

Biasanya, manajer bagan organisasi dalam suatu perusahaan adalah direktur Sumber Daya Manusia.

Selain bagan organisasi, Anda harus memiliki posisi pekerjaan yang terdefinisi dengan baik dalam "deskripsi pekerjaan" sehingga fungsi masing-masing karyawan didefinisikan dengan baik. Ini penting untuk merekrut karyawan baru dan agar setiap karyawan tahu apa yang harus dilakukan.

Di sisi lain, ada hotel yang memiliki fungsi SDM outsourcing, terutama hotel kecil yang bukan bagian dari rantai hotel.

Pekerjaan umum di hotel dan fungsinya

1- Manajer Umum / Manajer Hotel

Ini adalah posisi tanggung jawab terbesar:

Bertanggung jawab atas administrasi, kontrol, dan pengembangan hotel yang memverifikasi bahwa semua area departemen lainnya berfungsi dengan cara sebaik mungkin.
Ini mendefinisikan kebijakan perusahaan dan tujuan yang harus dipenuhi.
Pastikan bahwa setiap departemen memenuhi tujuan yang ditetapkan, memberikan kualitas layanan yang sangat baik.
Mengelola manajemen sumber daya manusia, pemasaran, keamanan, kualitas, dan koordinasi semua aspek yang diperlukan untuk berfungsinya hotel.

2- Manajer penjualan

Selain melengkapi departemen utama lainnya, fungsi utamanya adalah untuk terlibat dalam penjualan dan periklanan:

Temukan klien
Hadir untuk perusahaan.
Tawarkan layanannya.
Tutup kesepakatan dengan pelanggan.
Kembangkan strategi periklanan.
Promosikan layanan hotel.
Cari pelanggan potensial.
Laporkan hasil penjualan ke departemen akuntansi dan keuangan.

Asisten Penjualan

Tujuan utama dari posisi ini adalah untuk mendukung pekerjaan atasan mereka, kepala dan / atau manajer penjualan, untuk mengendalikan, mengklasifikasikan dan memesan penjualan yang dilakukan, serta mengumpulkan faktur untuk melaksanakan proses yang wajar dalam pesanan administratif.

Departemen kamar adalah orang yang bertugas menangkap permintaan reservasi dan layanan pelanggan untuk tujuan ini, serta mengendalikan cek dan pembayaran yang sama.

Anda juga harus mengawasi bahwa kamar-kamarnya bersih, bekerja dalam koordinasi erat dengan resepsionis dan pembantu rumah tangga.

Mereka memiliki tugas untuk menentukan ketersediaan kamar dan menerima serta mengkonfirmasi pemesanan.

Pengawas atau manajer reservasi bertugas mengarahkan kinerja departemen yang baik dan agen reservasi menjalankan fungsi menghadiri reservasi melalui semua cara berbeda yang datang (sarana komunikasi, pemesanan grup, online, tur, operator, dll.), mengelola uang yang berasal dari deposito yang sesuai dan menjamin pemesanan yang dilakukan.

Eksekutif Penjualan

Ini adalah salah satu pekerjaan terpenting karena bertanggung jawab atas portofolio tenaga penjualan yang harus diberi tahu apa yang harus dilakukan.

Dia bertanggung jawab atas apa yang dilakukan oleh masing-masing karyawannya, dia harus mengetahui pergerakan semua akun dan jika ada masalah dengan mereka, dia harus bertanggung jawab untuk itu.

Anda harus memberikan indeks terperinci dari laporan akun, mengambil inisiatif untuk mendapatkan akun penting untuk perusahaan Anda.

Keberhasilan atau kegagalan perusahaan bergantung pada mereka, itu adalah posisi yang sangat kompleks yang memerlukan tingkat komitmen dan tanggung jawab yang ekstrem.

3- Manajer layanan

Bertanggung jawab untuk mengawasi departemen layanan:

Mengontrol biaya
Dapatkan klien yang loyal
Promosikan hubungan baik di antara karyawan.
Selesaikan keraguan dan kekhawatiran layanan semua pelanggan.
Memenuhi tujuan penjualan
Berikan contoh dengan memenuhi standar etika.
Memastikan bahwa kualitas tingkat tinggi sedang ditawarkan dan bisnis itu menguntungkan.

Administrasi dan keuangan

Ini adalah posisi yang penting karena Anda memiliki kendali atas masalah administrasi, Anda harus setuju dengan Direktur Jenderal bagaimana masalah akan didistribusikan dan memberi tahu Anda tentang berbagai tahapan dan peristiwa yang berkaitan dengan mereka.

Anda harus mengelola sumber daya keuangan, anggaran, pengeluaran, pengeluaran, dan investasi bersama dengan Direktorat dan Unit perusahaan.

Mengawasi pengelolaan sumber daya keuangan, mengoordinasikan kepercayaan yang diatur oleh pemerintah, mengawasi proses yang terkait dengan administrasi kepegawaian.

Terdaftar dan memelihara persediaan dan perolehan bahan, patrimonial dan layanan umum korporasi.

Strategi bisnis

Seperti namanya, itu bertanggung jawab untuk menciptakan strategi dan rencana untuk bergabung dengan pasar baru dan memperkuat kekuatan perusahaan, serta meningkatkan pengalaman dan pengetahuan masing-masing anggota asosiasi atau organisasi.

Fungsi utamanya difokuskan pada tanggung jawab langsung atas kegiatan penjualan perusahaan, manajemen pemasaran, promosi dan distribusi, perencanaan penjualan, pengorganisasian berbagai distribusi.

Tetapkan tujuan untuk bertemu sehubungan dengan penjualan sesuai dengan produk dan area, buat rencana strategis untuk meningkatkan keberhasilan perusahaan, pelajari pelanggan, dan lokasi yang mungkin lebih tepat untuk dipromosikan.

Ini memupuk lingkungan kerja tim yang mempromosikan semangat penjualan personil yang bertanggung jawab.

Menganalisis kemungkinan penyebab masalah dan keluhan pelanggan.

Merancang kebijakan untuk menentukan harga dan kondisi penjualan.

Buat rencana untuk meningkatkan kemajuan pelatihan orang-orang di departemen Anda.

Bertanggung jawab untuk menerima, memfilter dan mendistribusikan berbagai prosedur dan peningkatan dalam hal kualitas layanan.

Pengawas keuangan dan akuntansi

Departemen yang bertanggung jawab untuk menganalisis dan mengendalikan operasi keuangan dan akuntansi.

Ia juga terlibat dalam persiapan anggaran tahunan, ramalan pendapatan, laporan keuangan, pembuatan laporan tentang situasi keuangan, audit oleh kantor pengawas keuangan, dll.

Berbelanja

Ini adalah posisi yang sangat penting untuk pengembangan pekerjaan yang tepat di perusahaan karena mereka bertanggung jawab atas rantai pasokan dan membeli semua barang yang diperlukan untuk pendirian agar bekerja secara efektif.

Ini dapat berupa pembelian untuk penggunaan perusahaan seperti untuk dijual kembali dan / atau bahan baku untuk produksi produk mereka sendiri.

Posisi ini juga mencakup pembelian layanan yang berkaitan dengan transportasi atau pemasaran.

Mereka bertanggung jawab atas penggunaan informasi dan sistem komputer untuk manajemen organisasi.

Mereka merencanakan dan mengarahkan semua kegiatan yang berkaitan dengan ilmu komputer dan teknologi di perusahaan tempat mereka bekerja.

Tentukan tujuan bisnis untuk desain rencana untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

4- Asisten Manajer

Dia bertanggung jawab untuk memenuhi semua tugas manajer ketika yang terakhir tidak ada.

Secara umum, ia tidak membuat keputusan penting tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan manajer, tetapi ia memiliki keputusan tentang masalah rutin dan umum yang mungkin timbul dalam perkembangan normal hotel.

Dia harus dilatih dengan semua informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengambil posisi yang begitu penting, untuk mengetahui semua fungsi, personel, tugasnya, penggantian, dll.

Selain itu, pengetahuan tentang peraturan hukum adalah sesuatu yang tidak bisa dilewatkan untuk menghindari masalah dengan hukum.

Anda perlu menyelesaikan dengan cepat dan memiliki rencana B untuk semuanya jika hal-hal tidak berjalan sesuai harapan.

Manajer divisi kuartal

Tugas Anda adalah merencanakan, mengawasi, dan mengendalikan bahwa masing-masing dan setiap kebijakan operasi yang terkait dengan area Anda dijalankan:

Merencanakan dan mengawasi operasi kelompok dan konvensi.
Analisis statistik bulanan.
Menetapkan standar dan norma untuk penyediaan layanan di wilayah Anda.
Terima pengaduan yang berkaitan dengan wilayah Anda.
Berkoordinasi dengan kepala pemeliharaan kinerja yang tepat dari pekerjaan mereka.

Kepala bagian penerimaan

Atur dan kendalikan tugas-tugas departemen penerimaan:

Ini mempersiapkan jadwal personil yang bertanggung jawab.
Kelola keluhan.
Ini berkomunikasi dengan departemen lain jika perlu.
Mereka menjaga pelanggan dan memecahkan keraguan atau masalah.
Dia adalah kepala sekolah yang bertanggung jawab atas kontak dengan klien.

Pengurus rumah tangga

Departemen ini memiliki jumlah karyawan terbesar yang bertanggung jawab atas seluruh hotel dan terutama bertanggung jawab untuk membersihkan seluruh bangunan: area umum hotel dan koridor, kantor, kamar, dll.

Posisi ini sangat penting karena kebersihan adalah surat penyajian sebuah hotel, hal ini sangat tergantung pada keberhasilan atau kegagalan.

Harus menerima pelatihan, karyawan harus ramah dan menyampaikan kehangatan kepada para tamu.

Manajer makanan dan minuman

Bertanggung jawab untuk mengawasi persiapan dan dekorasi setiap hidangan dan minuman yang disiapkan di area dapur hotel sesuai dengan resep dan standar yang sebelumnya ditetapkan oleh hotel.

Pastikan pengembangan yang benar dari fungsi karyawan lain, penanganan persediaan yang baik, hindari pemborosan bahan, persiapkan menu, awasi area makanan penutup, minuman keras, inventaris umum, dll.

Harus melakukan akuisisi yang diperlukan dan mengendalikan gudang.

Kendalikan semua staf di bawah tanggung jawab Anda.

Kapten memperhatikan publik

Bertanggung jawab kepada manajer atas operasi yang benar dari layanan yang ditawarkan oleh restoran atau kafetaria.

Terima pelanggan.
Menemaninya ke meja.
Dapatkan saran
Api restoran.
Pastikan semua orang melakukan pekerjaannya.
Periksa persediaan.
Bantu pelayan jika perlu.

Bertanggung jawab untuk mengendalikan staf, membuat menu, memantau penggunaan bahan baku dan barang-barang lainnya secara rasional, mengontrol output dan kualitas hidangan, menentukan jadwal kerja pekerja lain yang berada di bawah perawatan mereka.

Manajer Layanan Umum

Dia bertugas mengembangkan program tahunan untuk pemeliharaan dan pencegahan mesin dan peralatan.

Ambil semua tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan dan meningkatkan kondisi arsitektur properti.

Administrasi layanan dasar, mendukung area yang mengintegrasikannya, menjaga keamanan properti dan penghuninya, mengoperasikan komisi keselamatan dan kebersihan.

Manajer Pemeliharaan

Itu harus menyelesaikan semua masalah yang terjadi dalam catatan waktu sehingga produksi tidak terganggu.
Anda harus mengatur dan mengoordinasikan perintah kerja pemeliharaan untuk semua personel yang bertanggung jawab.
Ini mengoordinasikan pengiriman dan penerimaan bahan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan.
Periksa urutan dan kualitas pekerjaan yang dilakukan.
Otorisasi penghapusan bahan yang disimpan di gudang.
Jika perlu, sediakan pelatihan tentang peralatan, bahan, dan alat yang ada di fasilitas.

Kepala keamanan

Ini bertanggung jawab untuk pencegahan risiko kerja.

Analisis kemungkinan situasi risiko.
Rencana keamanan yang rumit.
Periksa tim.
Mengawasi sistem.
Memastikan keamanan pelanggan dan karyawan.
Mempersiapkan laporan mengenai semua yang telah dilakukan dan apa yang terjadi.
Kontrol parkir

Kepala kebun

Bertanggung jawab atas semua yang terkait dengan kebun dan pemeliharaannya.

Manajer administrasi

Fungsinya untuk merencanakan dan mengarahkan manajemen administrasi perusahaan.

Kelola hubungan dengan pemasok.
Kontrol kepegawaian.
Buat strategi produksi, dll.

Kepala sumber daya manusia

Dia bertanggung jawab untuk segala sesuatu yang berkaitan dengan kontrol sumber daya manusia dan bekerja dalam kontak langsung dengan Manajemen Umum dan manajer lainnya.