Bagian-bagian dari Surat Formal Utama (dengan Contoh)

Bagian- bagian dari surat formal adalah pos, badan, penutup dan tanda tangan, bagian-bagian yang berkontribusi pada presentasi yang baik oleh penerbit dan pemahaman konten pada bagian penerima yang sama.

Komunikasi verbal adalah interaksi antara pengirim dan penerima atau penerima, di mana bahasa lisan digunakan, melalui kata-kata dalam percakapan.

Bisa juga dengan bahasa tertulis, dengan membuat surat. Menurut tujuan surat itu, itu akan formal atau informal.

Surat formal adalah jenis komunikasi verbal tertulis, yang digunakan untuk mengirim pesan khusus tentang topik profesional, studi, pekerjaan, permintaan ke lembaga publik atau swasta, dll.

Untuk penulisan surat atau surat resmi, bahasa yang berbudaya dan ramah harus digunakan, yang harus mematuhi seperangkat aturan kesopanan, seperti menyapa dan mengucapkan selamat tinggal dengan sopan, bahkan jika penerima diketahui. Menghindari penggunaan ekspresi umum.

Tepatnya, formalitas missives ini diamati dengan penggunaan frasa tertentu, juga disebut formula kesopanan.

Formula-formula ini, dengan memasukkannya ke dalam teks secara gabungan dan tepat waktu, mengidentifikasi gaya mereka dan membantu penerbit mencapai tujuan pesan.

Bagian utama dari surat resmi

Menurut jenis surat formal yang disajikan, itu akan menjadi perpanjangan dari masing-masing bagiannya, namun, mereka harus terdiri dari poin-poin berikut:

Header

  • Kop Surat: Menampilkan data penerbit, nama, alamat, telepon, email, halaman web.
  • Tempat dan tanggal : Situs, kota atau kota di mana penerbit berada dan ketika ditulis, hari, bulan dan tahun. Contoh: Madrid, 15 Oktober 2016.
  • Subjek: Alasan surat itu ditunjukkan, dengan jelas dan singkat.
  • Nama Penerima : Nama surat itu dialamatkan, dengan perlakuan hierarki, posisi dipegang di perusahaan jika itu kasusnya dan kata yang ada di bawah. Sebagai contoh:

Tuan-tuan:

TV Two Corporation.

Hadir

Salam awal atau vokatif

Rumus kesopanan ditulis, yang memfasilitasi pengantar topik. Contoh:

Tuan-tuan yang terhormat (sebagai), Tuan-tuan yang terhormat (sebagai).

Tubuh surat formal

Ide-ide yang terorganisir disajikan untuk menjelaskan tujuan komunikasi, melalui beberapa paragraf yang memfasilitasi pengiriman informasi secara total, masing-masing maksimal 5 hingga 6 baris, yang berkaitan dengan setiap fase:

  • Pendahuluan : Tujuan dari surat itu ditunjukkan.
  • Pengembangan : Alasan yang memunculkannya dijelaskan dan tema sentral dari surat tersebut dijelaskan secara rinci.

Kesimpulannya

Itu merebut kembali semua yang diangkat, tujuan surat itu dan perjanjian atau aspek yang diinginkannya tiba.

Penutupan

Ini adalah perpisahan dari penerbit. Sebuah paragraf pendek ditulis untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan dan kesempatan yang diberikan. Kemudian diselesaikan dengan menempatkan formula kesopanan. Contoh:

Tanpa referensi lebih lanjut, saya menghargai perhatian yang diberikan,

Hormat kami,

Tanda tangan

Ini adalah rubrik dari siapa yang mengirim surat itu. Contoh: Yesus, Perdomo

Karakteristik surat formal

Setiap huruf memiliki tujuan tertentu, namun ada sejumlah aspek yang sama bagi mereka, dalam hal format, tema organisasi, bahasa, pengaturan paragraf, perluasan kalimat, penggunaan tanda-tanda tanda baca, antara lain, yang memberinya gaya formalitas:

Format

Anda dapat menggunakan format blok atau semi-blok.

  • Format blok: Tanggal disejajarkan dengan margin kanan ditempatkan, maka data penerima atau penerima, salam awal dan paragraf disejajarkan dengan margin kiri. Selanjutnya, baik penutup, sapaan akhir dan tanda tangan terletak di sebelah kanan, selaras dengan tanggal.
  • Format dalam Semiblock : Tanggal terletak di sebelah margin kanan, kemudian, data penerima dan salam awal disesuaikan dengan margin kiri. Di baris pertama setiap paragraf, ia meninggalkan lekukan dan sisa teks selaras dengan margin kiri. Akhirnya, baik penutupan, perpisahan dan tanda tangan terletak di tengah, dengan ruang tambahan di sebelah kanan.

Organisasi tema

Urutkan ide-ide secara koheren dalam ruang dan waktu, untuk pemahaman pesan yang baik.

Bahasa

Gunakan istilah yang terkait dengan subjek, jika berhasil, atas permintaan atau prosedur, dengan bahasa berbudaya, tanpa kesalahan ejaan. Dengan kehadiran frase kesopanan dan tanpa kata-kata ofensif atau agresi. Baik singkatan maupun nama informal.

Struktur paragraf

Dalam paragraf pertama tujuan surat itu harus diketahui. Informasi awal ditawarkan dan kemudian ide utama

. Dalam paragraf utama, rincian atau justifikasi yang mendukung ide-ide utama surat tersebut diindikasikan, baik artikel hukum, teori, konsep atau pengalaman sebelumnya.

Akhirnya ditutup dengan kesimpulan di atas, menegaskan kembali tujuan surat itu, memberikan solusi yang mungkin dan mengatakan bahwa respons yang cepat diharapkan.

Perpanjangan kalimat

Penting untuk menggunakan kalimat yang tidak terlalu luas, tetapi yang memiliki makna lengkap.

Penggunaan tanda baca

Untuk penggunaan tanda-tanda ini harus hati-hati, karena mereka membantu memberikan intonasi dan koherensi pada ide. Menggunakannya secara tidak tepat dapat merusak tujuan pesan.

Jenis surat formal

Umumnya, orang mengeluarkan surat formal ketika mereka tidak dapat berkomunikasi secara pribadi. Tergantung pada tujuan pesan, mereka dapat ditemukan di antara jenis-jenis berikut:

  • Surat permintaan: Ini dikeluarkan untuk tujuan meminta layanan, dokumen, catatan, izin, hibah, kolaborasi.
  • Surat terima kasih: Digunakan untuk mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diterima, layanan yang baik, kolaborasi atau layanan yang diberikan.
  • Surat pengantar: Digunakan untuk mempresentasikan perusahaan, seseorang atau Institusi dan memberikan penawaran, produk, dan layanan mereka sesuai pesanan.
  • Surat rekomendasi: Sebagian besar dikeluarkan untuk menyoroti keterampilan dan kemampuan seseorang, untuk melakukan suatu kegiatan dan mendapatkan pekerjaan; atau pengalaman pembayaran yang baik dan merekomendasikannya sebagai yang bertanggung jawab untuk pembiayaan.
  • Surat klaim: Ini terutama ditujukan pada organisasi untuk mengungkapkan masalah, kerusakan atau situasi tidak teratur, yang solusinya tergantung padanya.
  • Surat pengunduran diri : Surat ini dikeluarkan oleh seseorang untuk memberitahukan pengunduran dirinya pada suatu pekerjaan dan menjelaskan alasan keputusannya.
  • Surat pemberitahuan : Ini dilakukan untuk menginformasikan tentang prosedur atau manajemen yang dilakukan seseorang; atau untuk berpartisipasi dalam acara mendatang, pertemuan, pertemuan, kongres.