Cara Membuat Surat Rekomendasi Pribadi dalam 5 Langkah

Langkah-langkah untuk membuat surat rekomendasi pribadi harus sangat cermat karena pentingnya hal itu dapat membawa kepada pemohon.

Surat rekomendasi pribadi adalah dokumen yang biasanya dilakukan oleh manajer atau kepala kandidat untuk suatu pekerjaan. Ini memiliki bahasa formal yang menyampaikan kualitas positif dan pengalaman yang telah dibuat pekerja dalam suatu pekerjaan.

Mempersiapkan dan menulis surat rekomendasi yang baik adalah penting karena dapat berarti mempekerjakan di perusahaan baru, dipromosikan secara internal ke posisi sosial baru atau diterima di universitas.

Benar-benar menghadirkan surat rekomendasi tidak berarti bahwa seorang kandidat lebih baik - dan ini dikenal oleh penyeleksi yang baik - meskipun mereka memberikan kepercayaan kepada kontraktor dan dapat bertindak sebagai bukti bahwa pengalaman kerja itu benar.

Menurut penelitian, rekomendasi pribadi tertulis ini tidak memprediksi bahwa seorang kandidat akan baik dalam suatu posisi. Oleh karena itu mereka sangat efektif dalam eksekutif atau mempekerjakan manajer tanpa banyak pengetahuan teoritis - walaupun mungkin pengalaman - dalam sumber daya manusia. Jadi manfaatkan fakta ini!

Agar Anda dapat melakukannya dengan lebih mudah dan tanpa banyak sakit kepala, kami telah meninggalkan Anda di akhir artikel sebagai contoh yang dapat Anda gunakan sebagai model.

Jenis surat ini dapat diminta oleh seorang mitra dengan siapa Anda pergi ke sekolah, mitra bisnis atau kolega, bos atau bahkan seorang manajer. Surat-surat ini sangat dapat mempengaruhi masa depan akademik dan profesional seseorang.

Alih-alih hanya berbicara tentang kemampuan orang itu untuk melakukan pekerjaan, Anda perlu mengatasi kemampuan mereka untuk menghadapi tantangan dan menjadi sukses.

Dalam surat rekomendasi pribadi - secara umum - kemampuan seseorang untuk melakukan pekerjaan dan / atau untuk berkembang dalam lingkungan kerja harus dijelaskan.

Jangan berbicara tentang keterampilan orang yang tidak Anda kenal, tetapi tunjukkan keterampilan profesional yang telah ditunjukkan orang tersebut.

Setiap surat rekomendasi pribadi, baik yang ditulis oleh manajer untuk karyawan saat ini atau mantan karyawan atau oleh guru untuk mantan siswa, akan berisi beberapa elemen dasar yang akan kami jelaskan di bawah ini.

5 langkah untuk membuat surat rekomendasi pribadi

1- Identifikasi tujuan surat itu

Sebagian besar waktu, surat rekomendasi akan dikirim sebagai bagian dari paket aplikasi. Namun, ada kalanya surat itu dikirim atau dikirim secara terpisah ke manajer perekrutan atau komite penerimaan.

Bagaimanapun, Anda tidak boleh berasumsi bahwa pembaca akan tahu mengapa Anda menerima surat ini dari Anda; oleh karena itu, Anda harus memasukkan informasi berikut dalam paragraf pembuka.

Pada baris pertama atau kedua dari surat rekomendasi, Anda harus mengidentifikasi mengapa Anda menulis surat itu, termasuk nama orang yang Anda dukung dan peluang yang Anda sponsori, baik untuk pekerjaan, promosi atau peluang. belajar

Selain mengidentifikasi tujuan surat itu, Anda perlu memperkenalkan diri kepada pembaca dan menjelaskan hubungan Anda dengan pelamar.

Anda juga harus memenuhi syarat di hadapan pembaca untuk meyakinkan mereka bahwa pendapat Anda penting dan membuat mereka tertarik dengan apa yang Anda katakan.

2- Ingat nilai kejujuran

Setelah memperkenalkan diri dan menjelaskan kualifikasi Anda, ingatlah aturan paling berharga untuk menulis surat rekomendasi pribadi: kejujuran. Anda tidak perlu membesar-besarkan atau memalsukan informasi untuk mempromosikan orang yang Anda dukung.

Manajer perekrutan atau panitia penerimaan tidak akan pernah menemukan penipuan Anda, tetapi jika itu terjadi, Anda dan kandidat akan salah.

Selain terlihat buruk jika penipuan ditemukan, dalam wawancara kandidat mungkin tertangkap basah jika Anda menuliskan sesuatu yang tidak dapat ia gambarkan atau pertahankan.

Penting untuk memasukkan informasi yang tepat bahwa jika orang tersebut diminta untuk memerinci, ia dapat melakukannya dengan mudah.

3- Sertakan prestasi dan hasil

Ketika menyebutkan pencapaian dan kualifikasi individu, sorot pencapaian spesifik dapat berharga untuk memberi bobot pada pernyataan mereka. Anda dapat menggambarkan tugas dan tindakan yang diambil sehubungan dengan situasi tersebut, dan kemudian menyebutkan hasilnya.

Baik pengusaha dan lembaga pendidikan suka berinvestasi pada individu yang kreatif dan inovatif, sehingga menyebutkan serangkaian keterampilan ini akan sangat membantu bagi kandidat, serta menyebutkan demonstrasi kepemimpinan dan proaktif yang sama.

Jika Anda secara pribadi mencalonkan kandidat untuk hadiah atau kehormatan khusus yang menjadi pemenangnya, Anda harus menyebutkannya dalam surat Anda. Sertakan informasi tentang penghargaan yang Anda nominasikan itu, mengapa Anda menominasikannya dan detail pengakuan lainnya.

Jika Anda hanya mengetahui hadiah yang diterima orang tersebut atau jika keduanya memenangkan pengakuan bersama, Anda dapat memasukkan informasi tentang itu.

Ingatlah bahwa penting untuk membuat surat rekomendasi pribadi relatif singkat agar tidak kehilangan perhatian pembaca.

4 - Jawab pertanyaan yang ingin diketahui pembaca

Dalam surat rekomendasi Anda diharapkan berbicara tentang kandidat, tetapi penting untuk fokus pada apa yang bisa dilakukan orang itu daripada apa yang akan Anda peroleh dari perusahaan atau sekolah tempat Anda memilih.

Karena itu, Anda perlu menempatkan diri Anda dalam pikiran pembaca dan bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda ketahui tentang kandidat ini jika Anda yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan.

Beberapa pertanyaan mungkin termasuk: Apa yang akan dilakukan orang ini untuk saya? Bagaimana orang ini selaras dengan organisasi saya? Apakah perekrutan atau penerimaan orang ini akan meningkatkan perusahaan saya atau lembaga pendidikan jangka panjang?

Tidak peduli berapa lama surat rekomendasi Anda, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini harus jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.

5- Menyediakan sarana pelacakan

Penting untuk memastikan bahwa pembaca tahu bahwa mereka dapat menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan tambahan tentang kandidat.

Fakta bahwa Anda menawarkan untuk berbicara tentang kandidat secara lebih terperinci memberi tahu pembaca bahwa ia berkomitmen penuh untuk mendukung orang itu.

Tips lainnya

- Menyebutkan apa yang menarik minat kontraktor . Apa yang dicari Direktur / manajer seleksi yang akan mempekerjakan Anda? Jika Anda ingin menjual lebih banyak dan Anda adalah penjual, dan Anda benar-benar berhasil meningkatkan penjualan di pekerjaan sebelumnya, sebutkan saja.

- Jangan membesar-besarkan atau berbohong : manajer seleksi yang berpengalaman akan segera tahu jika Anda berbohong atau tidak. Jika Anda memiliki keraguan, Anda akan memperdalam dengan bertanya pada diri sendiri dan Anda pasti akan gagal.

- Sesuaikan bahasa dengan perusahaan yang dimaksudkan surat itu : mempelajari situs web perusahaan, gaya yang mereka gunakan saat menulis, jika mereka menggunakan kata, ekspresi atau sumber daya Menggunakannya juga akan membuat surat rekomendasi Anda familier.

- Jangan terlalu banyak mengembangkan diri : seorang manajer seleksi akan memiliki ribuan hal yang harus dilakukan untuk banyak membaca. Idealnya surat itu harus bisa dibaca dalam 10 detik. Pikirkan bahwa seorang pekerja dalam seleksi dapat dengan mudah melihat 100 CV terbaru.

-Anda dapat mencoba menarik perhatian, memiliki kreativitas .

Contoh surat rekomendasi

Seperti yang telah kami katakan, surat itu harus singkat dan mencolok:

Direktur yang terhormat,

Maria telah bekerja dengan saya selama 5 tahun terakhir sebagai Direktur Penjualan dan saya hanya memiliki kata-kata positif.

Sejak masuk, ia berhasil meningkatkan penjualannya sebesar 20%, pertama sebagai tenaga penjualan langsung dan kemudian sebagai Direktur dan mengelola tim yang terdiri dari sepuluh orang.

Sikapnya selalu positif, kolaboratif, ramah dan bersedia menciptakan lingkungan kerja yang baik.

Saya tetap siap membantu Anda jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.

Hormat kami,

Antonio Pérez, Direktur Bisnis Amerika Latin.

Seperti yang Anda lihat, surat rekomendasi ini sederhana, singkat, dapat dimengerti, dan menyebutkan apa yang menarik bagi pihak yang terikat kontrak. Jangan membosankan dan jika terlihat di atas kertas atau di email sepertinya bukan sesuatu yang akan membutuhkan waktu lama untuk dibaca.

Variasi untuk proses seleksi lanjutan

Jika proses seleksi maju, sesuatu yang lebih luas dapat digunakan.

Direktur yang terhormat:

Saya menulis untuk merekomendasikan John ke posisi Manajer Layanan Pelanggan di departemennya. John telah bekerja untuk saya selama dua tahun sebagai Account Executive yang terbukti sangat produktif. Saya pikir dia akan terbukti menjadi aset sebagai manajer di departemennya, jadi saya mendukungnya sepenuhnya untuk posisi itu.

Saya menemukan bahwa John adalah pekerja keras, energik dan penuh inisiatif. Ketika dipekerjakan, John ditugaskan akun stabil - tetapi tidak pertumbuhan - sebagai alat pembelajaran sampai ia menjadi akrab dengan produk dan layanan kami.

Dalam enam bulan, John mencapai peningkatan 10 persen dalam pengeluaran akuntansi dengan tiga klien yang belum berganti bisnis dengan kami dalam lima tahun. Akibatnya, saya menugaskan John ke beberapa presentasi klien dan dia mendapatkan semuanya.

Meskipun daftar akunnya terdiri dari akun lama, John adalah salah satu penghasil pendapatan tertinggi di tim saya. Saya percaya bahwa kunci keberhasilannya adalah hasratnya terhadap produk kami dan bakatnya yang luar biasa untuk layanan pelanggan.

Ini adalah alasan mengapa saya sangat merekomendasikannya untuk pekerjaan yang Anda tawarkan. Saya tahu bahwa jika Anda dapat melatih tim untuk melakukan apa yang Anda lakukan, Anda akan melihat penurunan yang signifikan dalam keluhan dan gesekan pelanggan.

Jika saya dapat bantuan tambahan dalam proses evaluasi Anda, beri tahu saya. Jalur langsung saya adalah 555-55-55 atau Anda dapat menghubungi saya melalui email di [email protected] Tentu saja, silakan mampir ke kantor saya untuk menjawab pertanyaan.

Hormat kami,

(Tanda tangan)