Perencanaan Operasional: Karakteristik, Pentingnya, dan Contoh

Perencanaan operasional adalah alat manajemen yang memfasilitasi koordinasi sumber daya organisasi (manusia, keuangan dan fisik) sehingga memungkinkan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang terkandung dalam rencana strategis dan taktis perusahaan tersebut.

Dengan asumsi bahwa manajemen senior telah menyiapkan rencana strategis dan manajemen memiliki rencana taktis, manajemen rendah harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang sedang dicari. Anda hanya perlu menyusun rencana operasional terperinci untuk mewujudkannya.

Tujuan utama dari perencanaan operasional adalah untuk memberikan staf organisasi dengan visi yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab mereka, konsisten dengan tujuan dan sasaran yang terkandung dalam rencana strategis. Ini berfokus pada layanan dan produk (produksi, peralatan, personel, inventaris dan proses) perusahaan.

Tujuannya adalah untuk menyebarkan rencana untuk mengembangkan proyeksi keuangan dan memaksimalkan partisipasi perusahaan di pasar. Rencana operasi menggunakan rasio keuangan organisasi untuk menganalisis profitabilitasnya.

Rencana tersebut dapat mencakup analisis kontribusi untuk menentukan proses apa yang diperlukan untuk meningkatkan laba. Ini dapat melibatkan berkonsentrasi pada penjualan produk premium atau mengurangi biaya variabel.

Fitur

Terbatas untuk divisi tertentu

Rencana operasional terbatas pada satu bagian saja dari organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan besar (rencana strategis) memiliki divisi manufaktur (rencana taktis) yang menghasilkan produk A, B, dan C.

Masing-masing produk ini diproduksi secara terpisah di pabrik yang berbeda, dikelola oleh manajer pabrik yang berbeda, yang menyiapkan rencana operasi mereka secara terpisah.

Oleh karena itu, rencana operasi dibuat oleh manajemen tingkat rendah dari unit milik divisi bisnis.

Detail

Ini mencakup rencana khusus untuk kegiatan dan proses tingkat rendah dan sehari-hari yang akan mendukung dan memungkinkan rencana taktis. Ini sangat rinci (siapa, apa, di mana dan kapan).

Jangka pendek

Anda harus menetapkan kegiatan dan anggaran untuk setiap area organisasi selama 1 hingga 3 tahun ke depan. Mereka mengaitkan rencana taktis dengan kegiatan yang akan dilakukan organisasi dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakannya.

Perencanaan operasional menggambarkan tonggak sejarah, kondisi untuk sukses dan menjelaskan bagaimana (atau bagian mana) rencana taktis akan dioperasikan selama periode operasi tertentu.

Dibuat oleh departemen yang akan menerapkannya

Itu harus disiapkan oleh orang-orang yang akan berpartisipasi dalam implementasinya. Seringkali komunikasi antar departemen yang signifikan diperlukan, karena rencana yang dibuat oleh satu bagian organisasi pasti memiliki implikasi untuk pihak lain.

Anggaran operasional

Ini didasarkan dan dibenarkan oleh persyaratan anggaran operasi tahunan. Oleh karena itu, rencana strategis lima tahun biasanya memerlukan lima rencana operasional, berdasarkan pada lima anggaran operasional.

Rencana operasional adalah langkah pertama dan terakhir dalam persiapan anggaran operasional. Sebagai langkah pertama, ini menyediakan rencana untuk alokasi sumber daya; Sebagai langkah terakhir, rencana operasional dapat dimodifikasi untuk mencerminkan keputusan politik atau perubahan keuangan yang dibuat selama proses pengembangan anggaran.

Rencana dan anggaran ini harus dianggap sebagai dokumen hidup dan harus direvisi untuk mencerminkan perubahan. Verifikasi berkala adalah kunci keberlanjutannya.

Isi rencana operasional

Rencana operasional didasarkan langsung pada rencana taktis yang menggambarkan misi, sasaran, sasaran, dan kegiatan.

Seperti rencana taktis, rencana operasional menjawab empat pertanyaan: di mana kita sekarang? Di mana kita ingin berada? Bagaimana kita akan sampai di sana? dan bagaimana kita mengukur kemajuan kita?

Perencanaan operasional harus mengandung:

- Tujuan yang jelas.

- Kegiatan yang akan disampaikan.

- Standar kualitas.

- Hasil yang diinginkan.

- Persyaratan personel dan sumber daya.

- Jadwal implementasi.

- Suatu proses untuk memantau kemajuan.

Rencana operasional menyajikan informasi yang sangat terperinci untuk orang-orang yang akan melakukan tugas sehari-hari yang diperlukan dalam administrasi organisasi.

Manajemen dan staf harus sering berkonsultasi dengan rencana operasi untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari mereka.

Perencanaan operasional menunjukkan apa, siapa, kapan dan berapa banyak:

Apa

Kegiatan dan tugas yang harus dilakukan.

Siapa

Orang-orang yang memiliki tanggung jawab untuk setiap kegiatan.

Kapan

Periode di mana kegiatan harus diselesaikan.

Berapa banyak

Jumlah sumber daya keuangan yang disediakan untuk menyelesaikan setiap kegiatan.

Kategori

Rencana operasional dapat dibagi menjadi dua kategori:

Paket penggunaan tunggal

Mereka hanya menangani periode saat ini atau masalah tertentu. Mereka melakukan tindakan yang tidak mungkin terulang di masa depan. Rencana ini hanya digunakan sekali untuk mencapai tujuan unik untuk bisnis.

Contohnya adalah ketika sebuah perusahaan memiliki acara khusus yang unik. Mereka dapat memiliki rencana satu kali untuk mencakup semua yang terkait dengan acara ini, seperti mengurangi biaya selama tahun berikutnya.

Rencana berkelanjutan

Mereka dipindahkan ke periode mendatang dan dimodifikasi seperlunya. Mereka dikembangkan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali selama periode waktu untuk membantu perusahaan memecahkan masalah yang berulang.

Contohnya adalah perusahaan besar yang memiliki kegiatan yang diulang dan harus memiliki struktur yang memungkinkan setiap orang untuk mengetahui apa yang terjadi setiap saat. Contoh lain adalah rencana jangka panjang untuk mempertahankan pekerja alih-alih memecat mereka.

Signifikansi

Rencana operasional penting karena membantu tim kerja untuk:

- Perjelas di mana sumber daya yang diperlukan akan diperoleh.

- Gunakan sumber daya tersebut secara efisien.

- Jelas mendefinisikan persyaratan sumber daya paling kritis.

- Mengurangi risiko jika memungkinkan dan menyiapkan rencana darurat bila perlu.

- Pikirkan tentang masa depan jangka panjang proyek, termasuk keberlanjutannya.

Manfaat dari perencanaan operasional adalah perusahaan dapat menganalisis kinerja operasinya dalam profitabilitas.

Perencanaan operasional membedah posisi keuangan perusahaan, menetapkan kelemahannya dan mengembangkan cara untuk meningkatkan laba.

Rencana operasional perusahaan memiliki pengaruh positif di berbagai bidang perusahaan. Rencana yang diterapkan membantu menetapkan tujuan bisnis dan mencapai tujuan tertentu.

Ini memiliki dampak positif pada aspek operasional dan fisik, dalam hal kepegawaian, penampilan bisnis dan prosedur harian.

Ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa semua bidang bisnis ditangani secara konstruktif.