Hubungan Masyarakat Internal dan Eksternal suatu Perusahaan

Hubungan masyarakat internal dan eksternal perusahaan bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan komunikasi kepada perusahaan untuk memproyeksikannya di pasar nasional dan internasional. Tujuannya adalah untuk mengelola, mempromosikan, dan memelihara komunikasi yang baik di dalam dan di luar organisasi, untuk menjamin citra publik tingkat tinggi.

Komunikasi yang baik antara karyawan dan perusahaan menciptakan iklim organisasi yang menguntungkan, di mana pekerjaan akan menyenangkan. Ini akan secara langsung atau tidak langsung tercermin dalam citra perusahaan secara positif. Komunikasi dengan publik eksternal adalah jalur kehidupan organisasi dalam hal identitas, citra, reputasi, dan kredibilitas.

Berdasarkan hubungan ini, perusahaan akan mendapatkan profil yang akan membuka pintu bagi negosiasi baru. Dalam kedua kasus ini, penting untuk mengembangkan hubungan yang baik antara orang-orang.

Jika seseorang merasa dihargai dan diperhitungkan, mereka akan menunjukkan kesetiaan dan komitmen, yang akan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Mempertimbangkan prinsip-prinsip komunikasi, integrasi dan kerja tim, hubungan masyarakat internal dan eksternal perusahaan membangun fondasi yang akan memungkinkan organisasi untuk memperkuat, tumbuh, dan berkembang secara komersial.

Namun, untuk memaksimalkan hubungan dan membina hubungan positif antara kedua kelompok, perlu untuk secara jelas mendefinisikan fungsi masing-masing. Jika peran ini tidak jelas, masalah serius dapat muncul, termasuk persaingan di antara anggota mereka.

Hubungan masyarakat internal

Public relations internal adalah mereka yang berfokus pada penguatan hubungan antara perusahaan dan karyawannya, memfasilitasi lingkungan komunikasi yang baik dan memperkuat nilai-nilai dalam setiap kegiatan yang dilakukan.

Tujuannya adalah untuk membentuk tim kerja bisnis, di mana semua personel perusahaan - mulai dari direktur hingga karyawan berperingkat terendah - menyesuaikan diri sebagai kelompok yang terkonsolidasi. Dalam sebuah perusahaan, prioritasnya adalah para pekerjanya.

Fungsi utama

- Struktur jaringan komunikasi yang masif dan efektif. Intranet adalah pilihan yang baik, karena ia menciptakan jaringan internal yang aksesnya mudah dan cepat. Anda juga dapat menggunakan konferensi video jika Anda perlu menghubungi orang-orang dari cabang yang jauh.

- Mengorganisir dan menjalankan kelompok diskusi, di mana orang bertemu secara sukarela untuk membahas masalah yang berkaitan dengan operasi perusahaan atau kebutuhan kelompok. Ini juga termasuk mengangkat masalah yang diangkat ke departemen terkait dan memantau solusinya.

- Rencanakan kegiatan hiburan dengan integrasi beberapa departemen: perayaan ulang tahun, acara olahraga, dll.

- Atur lokakarya atau pembicaraan motivasi tentang pertumbuhan pribadi.

- Melaksanakan kotak surat pendapat atau saran, yang harus direvisi secara berkala untuk menerima informasi, menguatkan dan menyalurkannya ke departemen terkait.

- Mempersiapkan dan mendistribusikan materi informasi seperti majalah, brosur atau papan iklan. Menyimpan catatan terperinci tentang kegiatan yang dilakukan.

Prinsip dasar PR internal

Dengarkan

Semua komunikasi mengibarkan bendera: dengarkan. Ini adalah kunci bagi program PR untuk memenuhi kesuksesan yang diharapkan.

Bagian dari tugas adalah untuk memperhatikan apa yang dikatakan orang-orang yang bekerja di perusahaan. Mereka adalah orang-orang yang, hari demi hari, bertanggung jawab atas pekerjaan mereka; oleh karena itu, mendengarkan mereka berarti mendengarkan perusahaan itu sendiri.

Ini juga harus diperluas untuk apa yang tidak dikatakan, untuk apa, melalui rasa malu atau takut, tidak diungkapkan. Itulah sebabnya dalam PR internal penting untuk bertanya, bertanya, dan mencari saran, untuk memahami situasi dan staf secara penuh.

Bagikan

Penting untuk selalu memberi tahu semua orang tentang rencana, peluncuran, dan acara mendatang, serta keberhasilan yang dicapai dalam kegiatan yang dilakukan.

Karyawan harus menerima informasi langsung dari perusahaan. Hubungan masyarakat internal harus memastikan bahwa semua personel mengetahui apa yang terjadi di dalam perusahaan; ini akan menghindari kemungkinan salah tafsir atas fakta apa pun.

Pelaporan tidak mengirim longsoran email; ini akan menciptakan efek yang bertentangan dengan apa yang diinginkan. Orang tidak akan membacanya dan mereka tidak mendapat informasi. Dianjurkan untuk menerbitkan buletin berkala dengan tautan, menawarkan kesempatan untuk tidak berpartisipasi.

Integrasikan

Keberhasilan yang dicapai oleh hubungan masyarakat di bidang internal secara langsung terkait dengan tingkat integrasi yang dicapai dengan semua orang yang terkait dengan kegiatan tersebut.

Ketika orang-orang terintegrasi, mereka merasa bahwa mereka adalah bagian dari keseluruhan dan siap untuk berpartisipasi ketika diminta. Untuk mencapai ini, berbagai kegiatan harus dimasukkan, di mana tidak hanya keberhasilan perusahaan, tetapi juga karyawan diakui.

Bagian dari pekerjaan public relations internal adalah memproyeksikan perusahaan sebagai front persatuan, yang bekerja secara harmonis menuju arah yang ditentukan. Ini hanya dapat dicapai jika tim kerja dibuat di mana ada suasana kerja sama antara departemen.

Belajar

Semua pengalaman adalah pembelajaran. Mereka yang memberikan hasil positif harus digunakan untuk mengkonsolidasikan kekuatan kelompok dan perusahaan. Mereka yang tidak memenuhi harapan harus diorientasikan untuk diubah menjadi kekuatan masa depan.

Hubungan masyarakat internal harus memperhitungkan bahwa berinovasi dan menjadi kreatif adalah kunci untuk selalu mempertahankan harapan semua orang sebelum langkah selanjutnya diambil. Di sini ketakutan akan kegagalan mungkin muncul, karena setiap kebaruan mungkin tidak diterima dengan baik atau tidak memenuhi harapan yang dimiliki.

Namun, siapa yang belajar melihat kegagalan dari perspektif belajar tidak melihatnya sebagai ketidaknyamanan, tetapi sebagai tantangan untuk diatasi. Jika ada yang salah, idenya adalah untuk mengenalinya dengan cepat dan belajar dari pengalaman.

Bersikaplah konsisten

Dalam PR internal sebuah proyek selesai dan yang lain lahir, itu seperti siklus yang tidak pernah berakhir. Tindakannya tidak bisa sangat sporadis, tetapi tidak berlebihan. Mereka harus direncanakan untuk membuat tautan di dalam perusahaan yang menguntungkan, sehingga tujuan mereka disetujui.

Untuk mengkonsolidasikan pencapaian yang dicapai, tindakan-tindakan tersebut perlu dipertahankan dari waktu ke waktu, yang merupakan konsekuensi. Ini akan menciptakan kepercayaan pada staf, mereka akan tahu bahwa itu adalah pekerjaan yang diatur dengan baik dan tidak bersifat akhirnya.

Hubungan masyarakat eksternal

Hubungan masyarakat eksternal bertanggung jawab untuk mengambil tindakan terkait dengan posisi, nilai, pedoman, dan tindakan perusahaan terhadap berbagai entitas dan kelompok manusia yang membuat kehidupan di masyarakat.

Tujuannya adalah untuk mempromosikan perusahaan dan meningkatkan pendapatannya. Itulah sebabnya ia berupaya mengembangkan komunikasi yang efektif antara perusahaan dan entitas yang berbeda yang terkait: pelanggan, media, industri, komunitas, pemerintah, entitas keuangan, pemasok, dan masyarakat umum.

Ini berfokus pada penyebaran berita tentang produk baru, strategi pemasaran, acara amal, sponsor, promosi, dan semua informasi dari perusahaan yang dapat digunakan untuk mempromosikannya.

Fungsi utama

-Membangun database dengan informasi terbaru dari media lokal, regional, nasional dan internasional.

-Mengedit dan memproduksi bahan POP dan katalog produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan.

-Untuk menulis informasi yang akan dikirim ke media untuk disebarluaskan: siaran pers, ulasan acara, dll.

-Untuk mengambil catatan fotografi dan audiovisual dari acara yang diadakan.

-Tindak lanjut kepatuhan dengan pedoman periklanan atau perjanjian yang dibuat dengan media massa.

-Organisasi acara promosi perusahaan: kongres, pameran, hiburan.

-Mengedit dan menghasilkan majalah institusional untuk tujuan periklanan.

-Mengatur kunjungan terpandu ke perusahaan.

Aspek penting dari PR eksternal

Persuasif

Berkomunikasi adalah seni dan menciptakan kebutuhan di mana tidak ada seni utama. Membujuk klien, agensi pemerintah atau outlet media untuk mengambil tindakan yang awalnya tidak mereka pertimbangkan adalah fungsi yang sangat penting dari hubungan masyarakat eksternal yang sukses.

Saat ini pasar menjadi sangat kompetitif. Banyak perusahaan tidak memiliki ketersediaan untuk menginvestasikan uang dalam jumlah besar dalam kampanye iklan besar.

Tindakan public relations eksternal menjadi lebih relevan untuk secara efektif dan langsung mempengaruhi publik, membuat korporasi lebih memposisikan produk dan mereknya.

Berfokus pada klien

Menjaga komunikasi langsung dengan pelanggan akan memungkinkan bisnis untuk selalu hadir di lingkungan komersial. Melakukan kunjungan rutin ke organisasi tidak hanya akan memperkuat ikatan, tetapi juga mengetahui kekhawatiran yang mereka miliki.

Karena alasan ini, disarankan untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang mungkin timbul dalam waktu sesingkat mungkin, dan menyalurkannya secara efisien.

Semakin baik komunikasi dengan pelanggan saat ini, semakin sedikit strategi waktu dan waktu yang dibutuhkan untuk memenangkan hubungan bisnis baru yang saling menguntungkan.

Tahu cara mendengarkan

Hubungan masyarakat eksternal seharusnya tidak hanya fokus pada alat budidaya untuk menyebarkan dengan baik pesan yang diinginkan untuk menjangkau orang lain, tetapi juga mempertimbangkan mendengarkan.

Komunikasi adalah dua arah, kedua belah pihak penting dalam proses dan keduanya memiliki aspek yang relevan untuk dikatakan. Menghargai komentar dan membiarkan mereka tahu bahwa Anda peduli apa yang orang lain pikirkan adalah tanda hubungan masyarakat yang sukses.