Administrasi Piutang Usaha: Karakteristik, Tujuan

Administrasi piutang mengacu pada serangkaian kebijakan, prosedur dan praktik yang diterapkan oleh perusahaan sehubungan dengan manajemen penjualan yang ditawarkan secara kredit. Ini adalah penanganan semua faktur yang tertunda yang harus diterima perusahaan setelah pembayaran setelah mengirimkan produk atau layanan.

Dengan kata lain, itu adalah penanganan pengumpulan uang yang menjadi kewajiban klien kepada perusahaan. Sebagian besar perusahaan menawarkan klien mereka kesempatan untuk membeli produk dan layanan mereka secara kredit. Ketika dirancang dengan baik, perjanjian semacam itu dapat saling menguntungkan bagi perusahaan dan pelanggannya.

Mereka adalah salah satu pilar generasi penjualan dan harus dikelola untuk memastikan bahwa mereka akhirnya menjadi arus kas masuk. Perusahaan yang tidak secara efisien mengkonversi piutang menjadi uang tunai dapat memiliki likuiditas yang buruk, melumpuhkan modal kerjanya dan menghadapi kesulitan operasional yang tidak menyenangkan.

Fitur

Ini mencakup evaluasi solvabilitas dan risiko klien, penetapan persyaratan dan kebijakan kredit, dan desain proses pengumpulan yang memadai dari akun-akun ini.

Mengevaluasi sejarah keuangan dan kredit

Sebelum menerima untuk melakukan bisnis dengan klien, perusahaan melakukan analisis solvabilitas dan likuiditas jangka pendeknya, memverifikasi sejarah kreditnya, laporan keuangannya dan kondisi ekonomi umum klien.

Jika perlu, Anda harus meminta

Tetapkan ketentuan pembayaran yang jelas

Perjanjian yang layak untuk klien harus dinegosiasikan tanpa mengorbankan profitabilitas bisnis. Misalnya, jangka waktu pembayaran "5% hingga 10 hari, bersih hingga 30 hari" memungkinkan pelanggan membayar 30 hari setelah tanggal penagihan.

Ini juga menawarkan diskon 5% jika pembayaran terpenuhi dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur.

Perusahaan harus menyeimbangkan manfaat memperpanjang persyaratan kepada pelanggan dengan kebutuhan arus kas mereka.

Diskon penjualan untuk mendorong pembayaran dini adalah praktik yang baik yang dapat meningkatkan arus kas perusahaan.

Diskon yang ditawarkan harus menarik untuk mendorong pelanggan untuk membayar faktur dalam periode waktu yang ditentukan, tetapi cukup kecil untuk menghindari penurunan margin keuntungan.

Berikan beberapa metode pembayaran

Keterlambatan pembayaran sering disebabkan oleh ketidaknyamanan metode pembayaran bagi pelanggan. Opsi berbeda dapat ditambahkan ke sistem pembayaran perusahaan.

Metode pembayaran bank-ke-bank melalui sistem transfer dana elektronik jauh lebih mudah diakses oleh pelanggan.

Buat faktur elektronik

Lewatlah sudah hari-hari ketika satu-satunya cara untuk mendapatkan tagihan kepada pelanggan adalah melalui surat atau kurir. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengirim faktur yang dipindai melalui email.

Dengan cara ini Anda dapat mengirim faktur segera setelah proyek selesai. Pengiriman faktur tepat waktu dapat membantu pelanggan mempersiapkan tanggal jatuh tempo yang ditentukan.

Proses pengumpulan

Proses pengumpulan pembayaran cukup sederhana jika semua komunikasi, dokumentasi, akuntansi, dan hal-hal terkait yang terkait selalu diperbarui.

Ketika pembayaran diterima, entri akuntansi dibuat, di mana akun piutang akun dikreditkan dan akun kas dibebankan.

Akun gagal

Dalam hal terjadi wanprestasi, mungkin efektif untuk menyewa agen penagihan (atau departemen perusahaan) untuk memulihkan seluruh atau sebagian dari hutang yang tidak tertagih.

Sebagian besar perusahaan membuat akun tertentu untuk berurusan dengan akun nakal, yang biasa disebut "Penyisihan piutang ragu-ragu" atau "Akun tidak tertagih".

Tujuan

- Memberikan arus kas yang lebih baik dan likuiditas yang lebih besar yang tersedia untuk digunakan dalam investasi atau akuisisi, mengurangi total saldo piutang usaha.

- Gunakan prosedur yang memastikan bahwa potensi keuangan dari piutang perusahaan dimaksimalkan.

- Tentukan terlebih dahulu peringkat kredit klien, tetapkan persyaratan kredit dan pembayaran untuk setiap jenis klien.

- Sering mengawasi klien dalam mencari risiko kredit.

- Mendeteksi keterlambatan pembayaran atau jatuh tempo kredit pada waktunya.

- Berkontribusi langsung ke laba perusahaan dengan mengurangi hutang yang tidak tertagih.

- Menjaga hubungan profesional yang baik dengan pelanggan.

- Meningkatkan citra profesional perusahaan.

Contohnya

Perusahaan Dharma Corp sedang mempertimbangkan untuk melipatgandakan kebijakan kreditnya untuk menawarkan kredit kepada pelanggan dengan peringkat risiko tinggi dan dengan demikian dapat menjual 20% lebih banyak, karena memiliki kapasitas produksi yang tidak aktif.

Data berikut disajikan:

Dengan usulan fleksibilitas dalam kebijakan kredit diharapkan:

Untuk mengetahui apakah itu layak, hitung profitabilitas yang dihasilkan dari penjualan tambahan dan lihat apakah itu lebih besar atau lebih kecil dari jumlah total:

- Kerugian karena tidak tertagihnya hutang.

- Peningkatan biaya pengumpulan.

- Biaya peluang yang lebih tinggi untuk modal kerja yang ditetapkan dalam piutang untuk periode waktu yang lebih lama.