Inventarisasi Sumber Daya Manusia: Elemen, Bagaimana Selesai, dan Contoh

Inventaris sumber daya manusia adalah catatan terperinci dari informasi dasar personil yang bekerja di suatu organisasi. Ini menawarkan perusahaan untuk mengetahui potensi manusia yang dimilikinya, memungkinkannya untuk membuat keputusan yang memungkinkan untuk secara efektif menggunakan sumber daya ini.

Saat ini inventaris telah menjadi alat yang sangat penting, karena secara sistematis menawarkan data tentang pengetahuan dan keterampilan karyawan. Ini akan diambil sebagai dasar untuk realisasi pelatihan, asensos atau kemungkinan pembukaan pekerjaan baru.

Untuk alasan ini, merupakan prioritas bahwa inventaris sumber daya manusia menjaga informasi diperbarui, sehingga memastikan bahwa informasi yang terkandung relevan dan bermanfaat. Dalam sebuah perusahaan modal yang paling penting adalah para pekerjanya, fungsi dan evolusi mereka sangat bergantung pada mereka.

Dengan inventaris sumber daya manusia yang baik, perusahaan akan meningkatkan keterampilan dan kemampuan para pekerja, dengan sukses memulai pencapaian tujuan mereka.

Elemen inventaris sumber daya manusia

Lebih mudah untuk mengimplementasikan inventaris sumber daya manusia yang tidak terstandar di perusahaan. Yang ideal adalah merancang instrumen Anda sendiri, yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Ini adalah beberapa elemen yang terkandung dalam inventaris ini:

Data umum pekerja

Mereka memungkinkan untuk memiliki informasi individu dan keluarga yang terkait dengan pekerja, yang akan memungkinkan untuk memiliki visi global yang sama dalam aspek-aspek ini. Elemen ini dibagi menjadi dua bagian:

Informasi pribadi

Data dalam bagian ini merupakan identifikasi pekerja, seperti nomor identifikasi, nama lengkap pekerja, tempat dan tanggal lahir, usia, kebangsaan, jenis kelamin, status perkawinan, alamat, telepon kamar dan telepon seluler.

Informasi keluarga

Bagian ini termasuk data tentang anggota keluarga dekat pekerja. Misalnya, nama lengkap ayah dan ibu, usia orang tua, nama lengkap pasangan, usia pasangan, jumlah anak, nama lengkap anak-anak, tanggal lahir anak-anak, usia anak-anak.

Pengalaman kerja

Sejarah kerja pekerja adalah yang paling penting. Dengan informasi ini Anda dapat membuat profil tentang pengembangan pekerjaan Anda.

Semua perusahaan tempat Anda bekerja harus ditempatkan, dimulai dengan yang terbaru. Untuk setiap perusahaan, sebutkan:

- Nama perusahaan.

- Telepon dan alamat.

- Tanggal penerimaan dan tanggal kelulusan.

- Posisi dilakukan dan fungsi dilakukan.

- Nama dan posisi bos langsung terakhir.

- Alasan keberangkatan.

Data kesehatan

Ini terdiri dari laporan terperinci dan koleksinya yang mencerminkan status kesehatan integral pekerja, seperti:

- Pemeriksaan medis dan laboratorium dilakukan di pra-pekerjaan.

- Pemeriksaan kesehatan pra-kejuruan dan pasca-kejuruan.

- Alergi.

- Keterbatasan fisik untuk melakukan beberapa jenis pekerjaan.

Keterampilan dan keterampilan

Ini akan mencerminkan semua keterampilan dan kemampuan yang dimiliki karyawan, baik terkait langsung dengan posisi yang ditempati oleh pekerja di dalam organisasi. Kekuatan dan kelemahan mereka juga terdaftar.

Formasi akademik

Ini mengacu pada semua informasi mengenai tingkat instruksi karyawan.

- Pendidikan dasar.

- Pendidikan tinggi.

- Studi pascasarjana (spesialisasi, master, doktor).

- Kursus dan lokakarya dilakukan.

- Kemahiran bahasa asing.

- Pengalaman kurikuler lainnya (publikasi karya, pengakuan entitas publik atau swasta).

Kinerja kerja di dalam perusahaan

Item ini mencakup hasil dari semua evaluasi kinerja dari periode kerja Anda yang diterapkan pada pekerja di setiap posisi yang dipegangnya dalam perusahaan.

Evaluasi psikoteknik

Ini termasuk informasi yang dilemparkan oleh tes sikap, logis dan kepribadian yang membentuk evaluasi ini.

Bagaimana ini dilakukan?

Data dapat direkam dan disimpan dalam dua cara: manual atau digital. Keduanya menawarkan aspek positif dan negatif pada inventaris, dan penggunaannya akan tergantung pada ukuran dan karakteristik struktur organisasi.

Yang ideal adalah mengumpulkan dan menyimpan informasi inventaris sumber daya manusia dengan kombinasi yang terbaik dari masing-masing.

Untuk mengembangkan inventaris sumber daya manusia, serangkaian langkah harus diikuti, yang dirinci di bawah ini.

Kenali stafnya

Sangat penting untuk mengetahui staf. Adalah ideal untuk dapat mengidentifikasi jenis komunikasi apa (lisan atau tertulis) yang merupakan kekuatan pekerja, karena ini akan membantu menentukan instrumen ideal untuk mengumpulkan informasi.

Jika kuesioner diterapkan pada seseorang yang menunjukkan kesulitan dalam menulis atau wawancara dengan orang yang sangat menarik, hasilnya tidak akan sepenuhnya dapat diandalkan.

Semua informasi yang terkandung dalam inventaris sumber daya manusia harus disertai dengan dukungan dan koleksi terkait yang memungkinkan pengesahan informasi tersebut.

Wawancara sebelum penerapan instrumen adalah kunci untuk menciptakan lingkungan yang nyaman di mana kegiatan dapat dikembangkan dan, pada saat yang sama, memperoleh informasi yang memungkinkan pemilihan instrumen untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan.

Pengumpulan informasi

Instrumen berikut dapat digunakan untuk mengumpulkan data:

Wawancara individu

Ini terdiri dari pengumpulan informasi menggunakan pertanyaan yang sudah terstruktur. Di sini komunikasi langsung dengan karyawan dibuat, yang dapat digunakan untuk mengamati aspek-aspek lain dari pekerja, termasuk bahasa non-verbal.

Kuisioner

Mereka adalah seperangkat pertanyaan yang berorientasi untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk melakukan inventarisasi sumber daya manusia.

Dalam kasus khusus ini, kuesioner tipe terbuka disesuaikan lebih dari kuesioner tipe tertutup atau pilihan ganda, karena pekerja akan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan bebas.

Pengamatan langsung

Teknik ini sangat berguna karena memungkinkan untuk melihat perilaku pekerja dalam situasi kerja sehari-hari, mampu mengidentifikasi aspek-aspek seperti penanganan konflik, jenis komunikasi yang digunakan, kepemimpinan dan nilai-nilai.

Pendapat ahli

Contoh setia dari jenis pengamatan ini meliputi evaluasi yang dilakukan kepada pekerja tentang kinerjanya di posisi tersebut. Dalam hal ini penilaian yang dibuat oleh ahli merupakan dasar penting terhadap kemungkinan promosi internal.

Evaluasi informasi

Data yang ditemukan dalam inventaris bernilai sangat tinggi ketika melakukan evaluasi terhadap pekerja.

Dari interpretasi yang benar ini dapat diperoleh data yang mencerminkan kebutuhan akan pelatihan karyawan dan gagasan untuk strategi pengembangan perusahaan yang sangat baik.