Kotak tonase: cara melakukannya dan contoh

Penyelesaian tunai adalah proses yang biasanya dilakukan dalam bisnis seperti supermarket, restoran dan bank, dilakukan pada akhir hari kerja atau pada akhir giliran teller. Proses akuntansi ini membuat kasir bertanggung jawab atas uang di kasirnya.

Bahkan dengan sistem point-of-sale modern yang ada saat ini, prosedur masih diperlukan untuk menghitung pendapatan tunai toko. Kontrol internal ini diperlukan untuk menghindari kesalahan penanganan uang dan melindungi aset dari kehilangan atau pencurian.

Kontrol internal yang solid tidak hanya mendorong efisiensi operasional, tetapi juga memastikan catatan akuntansi yang andal, yang akan dibutuhkan pada saat pengajuan pajak.

Salah satu penyebab paling umum dari pengurangan atau kerugian di toko adalah karena penanganan uang tunai yang buruk. Ketika diselidiki, penyebab paling umum terkait dengan kurangnya prosedur atau kontrol yang memadai.

Bagaimana cara membuat mesin kasir?

Pada awal setiap shift, setiap kasir harus diberi laci uang sendiri. Anda harus membuat kasir menghitung uang tunai di laci untuk memverifikasi saldo awal.

Anda ingin menyimpan jumlah uang yang konstan di dalam kotak. Ini menjamin bahwa akan selalu ada uang tunai yang cukup untuk memberikan perubahan kepada pelanggan.

Langkah selanjutnya untuk menjaga agar kotak tetap rapi adalah membuat setoran tunai sepanjang hari. Bergantung pada volume dan jumlah transaksi, jumlah setoran yang akan dibuat akan bervariasi.

Setelah menentukan kapan setoran ini akan dilakukan, uang tunai dihitung dan selisih jumlah pagi hari dikurangi. Mesin kasir dari mesin kasir biasanya dilakukan pada akhir hari atau pada akhir giliran teller.

Laci kas dan isinya harus dibawa ke kantor atau daerah terpencil lainnya untuk menyiapkan laporan. Ini adalah waktu untuk memastikan bahwa uang yang masuk dan keluar pada siang hari dilakukan dengan efisien dan jujur.

Eksekusi tonase

Saat bersiap untuk menghitung uang, semua uang kertas besar, cek, dan kupon makanan disisihkan dan disisihkan.

Pertama, jumlah total dalam kotak dihitung, termasuk cek dan pendapatan dari kartu kredit. Setelah selesai menambahkan jumlah, angka ini dibandingkan secara manual dengan apa yang ditunjukkan oleh sistem point-of-sale.

Setelah laci uang kembali ke jumlah awal yang ditetapkan, uang itu ditempatkan di brankas atau dikirim ke kasir lain yang memulai giliran kerja. Sekarang, tagihan dan perubahan yang disisihkan bersama dengan cek dari kotak kasir dihitung.

Inilah yang membentuk setoran penjualan kasir. Sebagian besar register kas dapat mencetak kwitansi penjualan dan kwitansi tunai. Tanda terima ini menunjukkan berapa banyak kasir yang dihasilkan dalam penjualan dan berapa banyak uang yang dipasang.

Jika jumlahnya cocok, semuanya baik-baik saja. Jika tidak, Anda harus sedikit lebih cermat.

Pemisahan fungsi

Anda harus mempertimbangkan memiliki dua orang untuk melengkung kotak. Satu orang akan menghitung laci dan membuat laporan kas harian, sementara yang lain akan menyiapkan setoran bank.

Kedua orang harus menandatangani laporan, menunjukkan tanggung jawab mereka atas angka-angka yang ditunjukkan. Meskipun tidak ada sistem yang dapat mencegah penipuan, jejak audit ini akan membantu mencegah keterlibatan karyawan.

Tersisa atau hilang

Ketika ketidaksesuaian terjadi, uang dihitung lagi untuk memastikan jumlahnya benar.

Kelebihan dan / atau hilang harus diselidiki. Perbedaan kecil adalah umum dan biasanya disebabkan oleh kesalahan manusia, mungkin kepada teller untuk memberi tahu klien. Perbedaan utama adalah yang harus diamati lebih dekat.

Perbedaan yang sering terjadi dapat merupakan tanda pencurian karyawan, atau menunjukkan bahwa diperlukan lebih banyak pelatihan untuk ATM tertentu.

Surplus / hilang selalu dapat dihitung dengan mengurangi jumlah uang di dalam laci, tidak termasuk jumlah awal, dari jumlah yang dicetak pada tanda terima kasir.

Bergantung pada jumlah yang tersisa / hilang dan keadaan yang terlibat, tindakan disipliner dapat bervariasi. Kasir kehilangan posisi karena surplus / hilang, baik karena pelanggaran berulang atau surplus besar atau hilang.

Kekurangan tersebut biasanya disebabkan oleh faktur yang macet, kasir yang mengembalikan terlalu banyak dalam kembalian, atau bahkan mungkin mengantongi sejumlah uang.

Sisa-sisa diproduksi dengan mengambil terlalu banyak uang dari pelanggan atau dengan tidak memasukkan barang dengan benar di terminal penjualan.

Contoh

Di toko Omega, proses mesin kasir dimulai pada akhir hari sebelumnya, ketika kasir John Doe dan manajernya menerima jumlah uang tunai yang tersisa di mesin kasir John.

Ketika John datang untuk bekerja keesokan paginya, ia mulai dengan jumlah uang yang tersisa di dalam kotak. Pada akhir setiap hari kerja, ia atau manajernya menerbitkan ringkasan aktivitas hari itu di mesin kasir, untuk menghasilkan laporan dari total penjualan yang dilakukan oleh kasir.

Untuk melakukan ini, John menghitung jumlah uang tunai di dalam kotaknya, serta total cek, kwitansi kartu kredit, dan penjualan kredit toko. Kemudian lengkapi formulir seperti ini:

Hasil tonase

Manajer meninjau jumlah yang sebenarnya diproduksi oleh kotak John, dan membandingkannya dengan formulir yang sudah diisi.

Jika jumlah uang tunai di dalam kotak tidak sesuai dengan formulir, manajer dan John akan berusaha mengidentifikasi kesalahan. Jika tidak dapat ditemukan, kelebihan / kekurangan uang tunai akan diisi.

Beberapa perusahaan menagih kekurangan pada kasir. Yang lain mengadopsi posisi memberhentikan kasir setelah sejumlah kekurangan untuk sejumlah uang tertentu. Misalnya, tiga hilang lebih dari $ 10.

Manajer toko memutuskan berapa banyak uang tunai yang harus Anda tinggalkan dalam bentuk tunai atau mendaftarkannya untuk hari berikutnya. Lakukan tugas ini untuk masing-masing ATM. Kemudian setor semua uang tunai dan cek hari itu di bank dalam kotak setoran malam.

Kemudian, manajer mengirim laporan dengan detail setoran ke akuntan untuk memasukkan data ke dalam sistem akuntansi.