Administrasi Perubahan Organisasi: Pentingnya, Proses

Manajemen perubahan organisasi sesuai dengan semua tindakan yang dilakukan untuk mengelola efek yang disebabkan oleh perubahan penting dalam suatu organisasi, dengan fokus pada orang. Perubahan-perubahan ini bisa struktural, proses atau budaya.

Ketika sebuah organisasi mengusulkan perubahan proporsi besar, sensasi di antara anggota tim bisa sangat bervariasi. Beberapa orang mungkin melihatnya sebagai sesuatu yang menarik; Namun, banyak orang mungkin melihatnya sebagai ancaman dan ini dapat membuat beberapa ketidaknyamanan.

Mengingat berbagai reaksi yang dapat terjadi dalam tim kerja, ini merupakan komponen penting untuk mempromosikan tidak hanya penerimaan tetapi juga dukungan berkelanjutan, untuk mengelola transisi dengan cara yang paling sukses mungkin.

Signifikansi

Dalam situasi seperti ini kita harus ingat bahwa orang pasti harus mengubah perilaku mereka, mengadopsi mentalitas baru, belajar dan beradaptasi dengan proses dan praktik baru, mematuhi kebijakan baru atau membuat perubahan lain yang melibatkan transisi.

Untuk alasan ini, menerapkan strategi manajemen perubahan organisasi yang tepat akan memastikan bahwa perubahan dilakukan dengan sukses.

Yang ideal adalah untuk secara resmi menyetujui harapan, menggunakan alat untuk komunikasi yang baik dan mencari cara untuk mengurangi kesalahpahaman; dengan cara ini, semua pihak akan lebih terlibat dalam proses perubahan, meskipun ada kemungkinan ketidaknyamanan yang mungkin terjadi.

Ubah proses

Strategi untuk perubahan yang ideal harus memastikan bahwa pihak-pihak yang terlibat memahami dengan sempurna bagaimana perubahan ini akan memengaruhi mereka, bahwa mereka memiliki dukungan yang diperlukan untuk melaksanakannya, dan bahwa mereka memiliki alat yang tepat untuk mengatasi setiap tantangan yang melibatkan proses, dengan frustrasi minimum yang mungkin.

Pertama-tama, penting untuk mengetahui bagaimana perubahan memengaruhi mentalitas semua anggota organisasi.

Tiga fase Lewin

Psikolog Kurt Lewin (1890-1947) mendefinisikan tiga fase dalam mentalitas karyawan selama semua proses perubahan:

Pencairan

Pada fase pencairan, perlu untuk mengambil langkah-langkah yang membongkar mentalitas yang ada hingga saat itu dalam organisasi.

Ini mencakup keharusan untuk mengatasi mekanisme pertahanan awal yang berupaya menghindari segala jenis perubahan. Sedikit demi sedikit, orang akan menyadari perlunya, dan ini akan memungkinkan mereka untuk beralih ke fase berikutnya.

Ubah

Pada fase kedua ini adalah saat perubahan terjadi. Periode transisi ini biasanya menyebabkan momen kebingungan dan ketidakpastian tentang apa yang akan terjadi di masa depan.

Pada titik ini orang sadar bahwa metode tradisional sedang diubah, tetapi mereka masih tidak yakin bagaimana mereka akan diganti.

Selama fase ini, manajemen harus bertanggung jawab untuk mengomunikasikan dengan jelas alasan perubahan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa mereka dilakukan.

Pembekuan

Tahap terakhir melibatkan membiasakan diri dengan perubahan baru dan akhirnya menganggapnya sebagai proses standar. Pada fase ini, tingkat kenyamanan karyawan kembali normal.

Meskipun banyak yang masih mengkritik Lewin (terutama karena tahap terakhir, dengan argumen ketidakmungkinan untuk terbiasa dengan perubahan di dunia saat ini dengan nyaman, karena kecepatannya yang ekstrem), kontribusi besarnya adalah gagasan bahwa perubahan harus dianalisis sebagai proses alih-alih melalui tahapan individu.

Kunci keberhasilan dalam proses

Memahami bagaimana perubahan akan memengaruhi tenaga kerja, penting untuk mempertimbangkan serangkaian faktor penentu utama dalam mencapai keberhasilan ketika menerapkan perubahan organisasi apa pun:

Menetapkan visi bersama

Pertama-tama perlu untuk menyepakati apa yang harus menjadi hasil akhir terbaik. Dengan cara ini, sebuah visi bersama akan tercapai, yang akan mencapai bahwa semua pihak berbaris di arah yang sama dan dengan pikiran yang tertuju pada tujuan yang sama.

Transparansi dan komunikasi yang efektif

Selama perubahan organisasi, bos harus menyampaikan alasan untuk perubahan tersebut, serta proses yang diperlukan untuk penerapannya kepada karyawan mereka.

Dengan cara ini, jika mereka memahami alasan perubahan, mereka akan lebih cenderung melihat manfaat dan mendukungnya, memfasilitasi proses.

Pelatihan dan pendidikan berkelanjutan

Ketika suatu proses berubah dalam organisasi, karyawan mungkin tidak terbiasa dengannya, dan mereka mungkin tidak tahu bagaimana itu akan memengaruhi mereka secara langsung.

Sangat penting untuk memberi mereka pendidikan dan pelatihan yang diperlukan agar mereka dapat beradaptasi dengan perubahan secepat dan seefisien mungkin.

Strategi yang baik adalah melatih pemangku kepentingan tertentu sejak dini. Dengan demikian, begitu perubahan mulai diimplementasikan, mereka akan berfungsi sebagai dukungan dan panduan bagi pekerja lainnya.

Penghargaan ekonomi dan sosial

Memberikan insentif kepada karyawan yang paling terpengaruh oleh perubahan akan membuat mereka lebih bersyukur mengambil peran dan tanggung jawab baru mereka.

Saran pribadi

Karyawan akan menerima perubahan dalam berbagai cara; oleh karena itu, akan ada beberapa yang akan membuat proses lebih buruk, karena dapat mempengaruhi mereka dengan cara yang lebih besar. Penting untuk memiliki program konseling yang membantu mereka beradaptasi dengan sukses.

Monitoring dan evaluasi

Ini adalah salah satu kunci utama untuk manajemen perubahan yang benar.

Menganalisis bagaimana perubahan mempengaruhi organisasi akan berfungsi untuk mengukur dampak dari perubahan produktivitas karyawan, dan fungsi proses produksi secara umum. Dengan cara ini, penyesuaian juga dapat dilakukan jika hasilnya tidak seperti yang diharapkan.