Pengendalian Akuntansi Internal: Elemen, Tujuan dan Contoh

Pengendalian akuntansi internal mencakup metode yang diterapkan oleh perusahaan untuk memastikan integritas informasi keuangan dan akuntansi, memenuhi tujuan operasional dan profitabilitas, dan mentransmisikan kebijakan manajemen di seluruh organisasi. Ini tumpang tindih dengan prosedur operasi normal perusahaan.

Hamparan ini merespons niat untuk melindungi aset, meminimalkan kesalahan, dan memastikan bahwa operasi dilakukan dengan cara yang disetujui. Tidak ada sistem kontrol internal yang identik, tetapi banyak filosofi kontrol sehubungan dengan integritas keuangan dan praktik akuntansi telah menjadi praktik manajemen standar.

Kontrol internal memiliki harga, yaitu bahwa aktivitas kontrol sering memperlambat aliran alami proses perusahaan, yang dapat mengurangi efisiensi secara keseluruhan. Konsep utama adalah bahwa bahkan sistem kontrol internal yang paling lengkap tidak akan sepenuhnya menghilangkan risiko penipuan atau kesalahan.

Akan selalu ada beberapa insiden, biasanya karena keadaan yang tidak terduga atau upaya seseorang yang ingin melakukan penipuan.

Elemen pengendalian akuntansi internal

Pemisahan tugas

Pemisahan fungsi melibatkan pembagian tanggung jawab untuk akuntansi, deposito, pelaporan dan audit. Tugas tambahan terpisah, ada sedikit peluang seorang karyawan untuk melakukan tindakan penipuan.

Untuk usaha kecil dengan hanya beberapa karyawan akuntansi, berbagi tanggung jawab antara dua orang atau lebih, atau memerlukan tugas kritis untuk ditinjau oleh rekan kerja dapat melayani tujuan yang sama.

Kontrol akses

Mengontrol akses ke berbagai bagian sistem akuntansi melalui kata sandi, kunci, dan catatan akses elektronik dapat membuat pengguna tidak sah keluar dari sistem, sambil memberikan cara untuk mengaudit penggunaan sistem untuk mengidentifikasi sumbernya. kesalahan atau perbedaan.

Audit fisik

Audit fisik meliputi penghitungan manual uang tunai dan aset fisik apa pun yang terdaftar dalam sistem akuntansi; misalnya persediaan, bahan dan alat.

Hitungan fisik dapat mengungkapkan perbedaan yang tersembunyi dalam saldo akun, yang diabaikan dalam catatan elektronik.

Penghitungan uang tunai di titik penjualan dapat dilakukan setiap hari atau bahkan beberapa kali per hari. Proyek yang lebih besar, seperti penghitungan inventaris manual, harus dilakukan lebih jarang, mungkin setiap tiga bulan.

Dokumentasi standar

Standarisasi dokumen yang digunakan untuk transaksi keuangan - seperti faktur, permintaan bahan internal, penerimaan inventaris, dan laporan biaya perjalanan - dapat membantu menjaga konsistensi dalam pencatatan dari waktu ke waktu.

Penggunaan format dokumen standar dapat memfasilitasi peninjauan catatan masa lalu dengan mencari asal dari beberapa perbedaan dalam sistem. Kurangnya standarisasi dapat menyebabkan unsur-unsur menjadi diabaikan atau disalahtafsirkan dalam ulasan itu.

Saldo uji

Penggunaan sistem akuntansi entri ganda menambah keandalan dengan memastikan bahwa buku selalu seimbang. Meski begitu, kesalahan dapat menyebabkan sistem menjadi tidak seimbang pada waktu tertentu.

Perhitungan saldo tes harian atau mingguan dapat memberikan informasi berkala tentang kondisi sistem. Ini memungkinkan Anda untuk menemukan dan menyelidiki perbedaan sesegera mungkin.

Rekonsiliasi berkala

Rekonsiliasi akuntansi dapat memastikan bahwa saldo sistem akuntansi sesuai dengan saldo akun entitas lain, seperti bank, pemasok, dan pelanggan secara kredit.

Sebagai contoh, rekonsiliasi bank melibatkan perbandingan saldo kas dan catatan setoran dan penerimaan antara sistem akuntansi dan laporan bank.

Perbedaan antara jenis akun komplementer ini dapat mengungkapkan kesalahan atau perbedaan dalam akun itu sendiri. Mereka juga dapat menunjukkan bahwa kesalahan dapat berasal dari entitas lain.

Otoritas untuk persetujuan

Mengharuskan manajer tertentu mengotorisasi jenis transaksi tertentu dapat menambah lapisan tanggung jawab pada catatan akuntansi. Ini menunjukkan bahwa transaksi telah dilihat, dianalisis, dan disetujui oleh otoritas terkait.

Membutuhkan persetujuan untuk dapat melakukan pengeluaran dan pembayaran dalam jumlah besar mencegah karyawan yang tidak bertanggung jawab melakukan transaksi penipuan besar-besaran dengan dana perusahaan.

Tujuan

Melindungi aset perusahaan

Kontrol internal yang dirancang dengan baik melindungi aset dari kerugian. Kerugian itu bisa berupa kerugian karena kecelakaan, yang dihasilkan dari kesalahan jujur ​​yang dilakukan oleh orang-orang. Itu juga bisa merupakan kerugian yang disengaja, yang dihasilkan dari kegiatan penipuan yang disengaja.

Menjamin keandalan dan integritas informasi keuangan

Kontrol internal memastikan bahwa manajemen memiliki informasi yang akurat, tepat waktu, dan lengkap - termasuk catatan akuntansi - untuk merencanakan, mengendalikan, dan melaporkan operasi bisnis.

Pastikan kepatuhan dengan hukum

Kontrol internal membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi berbagai undang-undang dan peraturan nasional, negara bagian, dan lokal yang memengaruhi operasi bisnis.

Mempromosikan operasi yang efisien dan efektif

Kontrol internal menyediakan lingkungan di mana manajer dan staf dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas operasi.

Pemenuhan tujuan dan sasaran

Sistem pengendalian internal menyediakan mekanisme bagi manajemen untuk mengawasi pencapaian sasaran dan sasaran operasional.

Contoh

Aset cair selalu membutuhkan lebih banyak perlindungan daripada aset non-cair, karena lebih mudah dicuri; Misalnya, ambil uang tunai.

Uang tunai adalah aset paling likuid dan dapat dengan mudah dicuri oleh karyawan mana pun yang mengelolanya. Untuk melindungi uang tunai perusahaan adalah bahwa pengendalian internal khusus dilaksanakan.

Pengendalian internal pemisahan tugas sering digunakan dengan uang tunai. Kontrol ini mensyaratkan bahwa orang yang menerima uang tunai dari klien dan orang yang mendaftarkan tanda terima tunai dalam sistem akuntansi tidak pernah menjadi karyawan yang sama.

Bahkan, beberapa sistem kontrol internal melangkah lebih jauh dan mengharuskan karyawan untuk mengambil uang tunai, setoran lain di bank dan yang lain untuk mendaftarkannya dalam sistem akuntansi.

Dengan membagi tugas masing-masing karyawan, tidak ada orang yang dapat mengumpulkan uang tunai, menyimpannya dan mencatat penjualan di akun. Ini mencegah penipuan, karena seseorang tidak dapat mengantongi sebagian uang tunai yang dikumpulkan dan mendaftarkan jumlah penerimaan kas yang lebih rendah dalam sistem akuntansi.