Manajer proyek: profil, fungsi dan contoh

Manajer proyek adalah orang yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk suatu proyek sehingga permulaan, perencanaan, desain, pelaksanaan, peninjauan, kontrol dan penutupan proyek berhasil.

Dia adalah orang yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan, besar maupun kecil. Manajer proyek harus memastikan untuk mengendalikan risiko dan meminimalkan ketidakpastian. Setiap keputusan yang Anda buat harus secara langsung menguntungkan proyek Anda.

Apa pun yang memiliki awal dan akhir yang menghasilkan produk adalah proyek dan memerlukan pengawasan dan kepemimpinan manajer proyek.

Oleh karena itu, manajer proyek bekerja di hampir setiap bidang, dari teknologi hingga sumber daya manusia, dari periklanan dan pemasaran hingga konstruksi.

Manajer proyek menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, seperti Microsoft Project, untuk mengatur tugas dan tenaga mereka. Paket perangkat lunak ini memungkinkan mereka untuk menghasilkan laporan dan gambar tentang proyek dalam beberapa menit.

Profil

Manajer proyek adalah seorang profesional dalam bidang manajemen proyek.

Keterampilan

Komunikasi

Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis adalah kunci keberhasilan. Anda mungkin diminta membuat presentasi, jadi penting untuk merasa nyaman menggunakan perangkat lunak presentasi dan berbicara di depan banyak orang.

Kepemimpinan

Kemampuan untuk memimpin dan memotivasi tim sangat penting untuk kemajuan setiap proyek. Harus menyelesaikan konflik temperamen dan meningkatkan semangat tim.

Negosiasi

Manajer proyek akan bernegosiasi dengan klien tentang ruang lingkup dan jadwal kerja yang tepat, serta sumber daya dan tenaga kerja tertentu.

Mengetahui cara bernegosiasi untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan dan membuat semua orang yang terlibat puas adalah keterampilan yang berkembang dengan pengalaman.

Organisasi

Manajer proyek tidak mungkin berhasil jika mereka ceroboh atau pelupa. Karena mereka menyulap banyak aspek yang berbeda, mereka harus diatur dalam kehidupan profesional dan pribadi mereka.

Pemecahan masalah

Manajer proyek secara teratur memiliki masalah yang memerlukan perhatian, dan tugas mereka adalah memperkirakan terlebih dahulu potensi masalah, memikirkan solusi jika masalah ini muncul.

Anggaran

Semua proyek memiliki jumlah pembiayaan tetap yang tersedia untuk mereka. Manajer proyek harus mengembangkan anggaran untuk uang itu dan memonitornya dengan cermat. Ini adalah keterampilan yang membutuhkan pengalaman.

Pengetahuan

Seorang manajer proyek adalah perwakilan dari klien dan harus menentukan dan mengimplementasikan kebutuhan yang tepat dari klien, berdasarkan pengetahuan organisasi yang diwakilinya.

Diperlukan bahwa Anda memiliki pengalaman dalam semua domain kerja manajer proyek, agar dapat menangani semua aspek proyek secara efisien.

Alat, pengetahuan dan teknik untuk mengelola proyek biasanya eksklusif untuk manajemen proyek. Misalnya: struktur untuk membagi pekerjaan, analisis rute kritis dan pengelolaan nilai yang diperoleh.

Memahami dan menerapkan alat dan teknik yang umumnya diakui sebagai praktik yang baik tidak cukup sendiri untuk manajemen proyek yang efektif.

Manajemen yang efektif ini mensyaratkan bahwa manajer proyek memahami dan menggunakan pengetahuan dan keterampilan setidaknya dari empat bidang keahlian.

Misalnya, pengetahuan tentang area aplikasi, yang merupakan standar dan peraturan yang ditetapkan oleh ISO untuk manajemen proyek, keterampilan manajemen umum, dan manajemen lingkungan proyek.

Tanggung jawab

Manajer proyek bertanggung jawab atas perencanaan, akuisisi, dan pelaksanaan proyek perusahaan mana pun, apa pun industrinya.

Ini harus memastikan bahwa setiap orang dalam tim mengetahui dan menjalankan peran mereka, merasa dilatih dan didukung dalam peran mereka, dan bahwa mereka mengetahui peran anggota tim lainnya, bertindak sesuai dengan peran masing-masing.

Tanggung jawab lain yang umum bagi semua manajer proyek adalah sebagai berikut:

- Menentukan dan mengomunikasikan tujuan proyek, yang jelas, bermanfaat dan dapat dicapai.

- Mencapai persyaratan proyek: tim kerja, informasi yang diperlukan, perjanjian yang berbeda, dan bahan atau teknologi yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.

- Kelola komunikasi.

- Mengembangkan rencana proyek dan menentukan ruang lingkup.

- Berinteraksi dengan mereka yang tertarik pada proyek.

- Kelola jadwal proyek.

- Mengelola perkiraan waktu untuk pengiriman proyek.

- Mengelola anggaran proyek.

Fungsi

Manajer proyek adalah titik kontak pertama untuk setiap masalah atau ketidaksesuaian yang muncul dari kepala departemen yang berbeda dalam suatu organisasi, sebelum masalah tersebut mencapai otoritas yang lebih tinggi. Oleh karena itu, manajemen proyek adalah tanggung jawab manajer proyek.

Manajer proyek adalah jembatan antara manajemen puncak dan tim yang bertanggung jawab atas pelaksanaan nyata proyek. Oleh karena itu, ia memastikan bahwa ruang lingkup proyek sudah benar, melaporkan secara teratur perkembangannya dan dipertahankan dalam kalender yang disetujui.

Jarang berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan yang mengarah pada hasil akhir, tetapi berupaya untuk memantau kemajuan, interaksi timbal balik, dan tugas dari berbagai pihak, sedemikian rupa untuk mengurangi risiko kegagalan umum, memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biayanya.

Manajemen risiko

Salah satu tugas utama manajer proyek adalah mengenali bahwa risiko secara langsung memengaruhi kemungkinan keberhasilannya dan bahwa risiko ini harus diukur baik secara formal maupun informal selama umur proyek.

Sebagian besar masalah yang mempengaruhi proyek berasal dari satu atau lain bentuk risiko, yang pada gilirannya timbul dari ketidakpastian. Manajer proyek yang berhasil adalah orang yang berfokus pada ini sebagai perhatian utamanya.

Seorang manajer proyek yang sukses dapat secara signifikan mengurangi risiko dengan mengasosiasikan dengan kebijakan komunikasi terbuka, sehingga memastikan bahwa setiap kolaborator penting dapat memiliki kesempatan untuk mengekspresikan pendapat dan keprihatinan mereka.