Entri jurnal: untuk apa elemen-elemen itu, dan contoh-contohnya
Entri jurnal adalah catatan transaksi yang merupakan bagian dari jurnal akuntansi. Oleh karena itu, mereka digunakan untuk mencatat transaksi bisnis dalam catatan akuntansi perusahaan.
Mereka dapat direkam dalam buku besar, tetapi juga kadang-kadang dalam buku tambahan, yang kemudian akan diringkas dan dipindahkan ke buku besar. Buku besar digunakan untuk membuat laporan keuangan bisnis. Akibatnya, entri jurnal akan secara langsung mengubah saldo akun dalam buku besar.
Dalam sistem akuntansi manual atau otomatis, transaksi bisnis pertama kali dicatat dalam jurnal. Dari situlah istilah entri jurnal berasal.
Mereka adalah bagian penting dari akuntansi. Mereka dapat terdiri dari beberapa catatan, yang masing-masing akan menjadi debit atau kredit. Total debet harus sama dengan total kredit, jika tidak maka akan dikatakan bahwa entri jurnal "tidak seimbang".
Entri jurnal dapat merekam item unik atau item berulang, seperti depresiasi atau amortisasi obligasi.
Untuk apa mereka?
Entri jurnal adalah langkah pertama dalam siklus akuntansi dan digunakan untuk mencatat semua transaksi bisnis dalam sistem akuntansi.
Sebagai peristiwa komersial terjadi sepanjang periode akuntansi, entri jurnal dicatat dalam jurnal umum untuk menunjukkan bagaimana peristiwa mengubah persamaan akuntansi.
Misalnya, ketika perusahaan membelanjakan uang tunai untuk membeli kendaraan baru, akun tunai dikurangi atau dikreditkan, dan akun kendaraan bertambah atau didebit.
Logika di balik entri jurnal adalah untuk mencatat setiap transaksi bisnis di setidaknya dua tempat, yang dikenal sebagai akuntansi entri ganda.
Misalnya, ketika penjualan tunai dihasilkan, ini meningkatkan akun penjualan dan akun tunai. Jika Anda membeli produk secara kredit, ini akan meningkatkan akun hutang dan akun persediaan.
Entri jurnal, dan dokumentasi yang menyertainya, harus diarsipkan selama beberapa tahun, setidaknya sampai tidak diperlukan lagi untuk mengaudit laporan keuangan perusahaan.
Periode pelestarian minimum untuk entri jurnal harus dimasukkan dalam kebijakan arsip perusahaan.
Sistem akuntansi terkomputerisasi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi secara otomatis mencatat sebagian besar transaksi bisnis dalam akun buku besar.
Ini mereka lakukan segera setelah menyiapkan faktur penjualan, mengeluarkan cek untuk kreditor, memproses penerimaan klien, dll.
Karenanya, entri jurnal tidak akan terlihat untuk sebagian besar transaksi bisnis, seperti faktur pelanggan atau pemasok. Entri jurnal tidak digunakan untuk merekam aktivitas volume besar.
Dalam perangkat lunak akuntansi, entri jurnal biasanya dimasukkan menggunakan modul terpisah, seperti hutang, yang memiliki buku tambahan sendiri, secara tidak langsung mempengaruhi buku besar.
Namun, beberapa entri jurnal harus diproses untuk mencatat transfer antara rekening bank atau catatan penyesuaian akuntansi.
Misalnya, mungkin pada akhir setiap bulan Anda harus membuat entri jurnal untuk mencatat penyusutan. Entri ini akan berisi debit pada biaya penyusutan dan kredit dalam akumulasi penyusutan.
Selain itu, kemungkinan ada entri jurnal untuk mengakumulasi bunga pinjaman bank. Entri ini akan berisi debit pada biaya bunga dan kredit yang harus dibayar bunga.
Elemen
Entri jurnal manual yang dicatat dalam jurnal umum perusahaan akan terdiri dari elemen-elemen berikut:
- Tanggal yang sesuai.
- Jumlah dan akun yang akan didebit.
- Jumlah dan akun yang akan dikreditkan.
- Deskripsi atau catatan singkat.
- Referensi, seperti nomor cek.
Jumlah yang dicatat ini, yang akan muncul dalam jurnal yang dipesan berdasarkan tanggal, akan diposting ke akun buku besar umum.
Entri jurnal biasanya dicetak dan disimpan dalam folder transaksi akuntansi, dengan disertai bahan cadangan yang membenarkan entri tersebut.
Dengan demikian, auditor eksternal dapat mengakses informasi ini sebagai bagian dari audit akhir tahun mereka atas laporan keuangan perusahaan dan sistem terkait.
Cara menulis entri jurnal
Struktur terperinci untuk menulis entri jurnal dalam akuntansi diindikasikan sebagai berikut:
- Baris tajuk, yang dapat mencakup nomor entri jurnal dan tanggal entri.
- Kolom pertama berisi nomor akun dan nama akun tempat entri terdaftar. Bidang ini akan mengalami pendarahan jika untuk akun yang dikreditkan.
- Kolom kedua berisi jumlah debit yang harus dimasukkan.
- Kolom ketiga berisi jumlah kredit yang dimasukkan.
- Garis footer juga dapat berisi deskripsi singkat tentang alasan tempat duduk.
Dengan cara ini, format entri dasar dari catatan entri jurnal disajikan sebagai berikut:
Aturan struktural entri jurnal adalah bahwa harus ada minimal dua elemen dalam dua baris yang berbeda dalam entri, dan bahwa jumlah total yang dimasukkan dalam kolom debit harus sama dengan jumlah total yang dimasukkan dalam kolom kredit. .
Contohnya
Kursi penyetelan
Entri jurnal penyesuaian digunakan pada akhir bulan untuk dapat memodifikasi laporan keuangan dan dengan demikian mematuhi kerangka akuntansi yang relevan, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum atau Standar Pelaporan Keuangan Internasional.
Misalnya, upah yang belum dibayar dapat diakumulasikan pada akhir bulan jika perusahaan menggunakan dasar akuntansi akrual.
Kursi komposit
Entri jurnal komposit adalah entri yang mencakup lebih dari dua baris tempat duduk. Ini sering digunakan untuk mencatat transaksi yang kompleks, atau beberapa transaksi pada saat yang bersamaan.
Misalnya, entri jurnal untuk mencatat gaji biasanya berisi banyak baris, karena melibatkan pendaftaran berbagai kewajiban pajak dan pengurangan gaji.
Kursi terbalik
Biasanya, ini adalah kursi penyesuaian yang dibalik pada awal periode berikutnya. Ini biasanya terjadi karena suatu pengeluaran harus diakumulasikan pada periode sebelumnya, tetapi itu tidak lagi diperlukan.
Oleh karena itu, akumulasi upah pada periode sebelumnya dibalik pada periode berikutnya, untuk digantikan oleh biaya gaji riil.
