Laporan kegiatan: apa itu, bagaimana hal itu dilakukan, struktur, contoh
Laporan kegiatan adalah laporan terperinci dari kegiatan organisasi sehari-hari. Laporan ini mencakup data yang terkait dengan catatan produksi, biaya, pengeluaran sumber daya, tinjauan proses lengkap dan bahkan akuntansi.
Laporan ini datang dalam interval waktu yang berbeda, tetapi umumnya berfokus pada jangka pendek. Laporan kegiatan juga dapat dimodifikasi oleh pihak yang berkepentingan, untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan mereka dan dengan demikian dapat memberikan informasi yang lebih jelas.
Orang yang bekerja di dalam perusahaan, mitra bisnis, pemasok, dan pelanggan adalah penerima potensial yang dapat menggunakan informasi dalam laporan kegiatan.
Pembaruan berkala ini dapat menjangkau banyak khalayak secara menguntungkan jika dipublikasikan secara online atau dikirim ke grup email besar melalui lampiran.
Berbagi laporan kegiatan memudahkan orang memberi informasi tentang kondisi bisnis, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih baik.
Terdiri dari apa itu?
Laporan kegiatan adalah laporan prosedural tentang rincian operasional yang disajikan oleh aktivitas tim kerja saat ini. Tujuannya adalah untuk mendukung kegiatan sehari-hari organisasi.
Informasi dalam laporan kegiatan menyiratkan informasi penting tentang komitmen, rutinitas, posisi dan pengembangan tim manajemen dan proyek itu sendiri.
Tim kerja melakukan laporan kegiatan, termasuk anggota tim. Bahkan para pemimpin bisnis dapat membuat laporan aktivitas jika mereka perlu memberikan informasi dan informasi terbaru kepada atasan mereka.
Selain itu, sekretaris tim biasanya ditunjuk untuk menghasilkan laporan kegiatan. Ada juga saat-saat ketika direktur eksekutif harus memberikan laporan kegiatan kepada perusahaan yang berafiliasi.
Signifikansi
Laporan kegiatan dibuat karena beberapa alasan. Pertama, ini membantu tim kerja dan pemimpin untuk memperbarui diri dengan informasi, yang memungkinkan mereka untuk mengetahui status dan kemajuan tim.
Prestasi dan masalah tim juga akan diketahui, bersama dengan rencana, strategi, tindakan, dan evaluasi di masa depan.
Dengan informasi yang dicantumkan dalam laporan, anggota tim, pemimpin, dan afiliasi akan dapat membandingkan data, menganalisisnya, menghasilkan kesimpulan dan kesimpulan, serta membuat keputusan rasional yang akan membantu mereka mencapai tujuan individu dan kelompok.
Laporan kegiatan juga dapat menyajikan informasi mendesak, baik yang baru atau korektif, yang membantu tim menyesuaikan rencana, strategi, dan tindakan di masa depan.
Perhatikan kesalahannya
Beberapa pemilik bisnis memiliki laporan kegiatan untuk menentukan apa yang hilang ketika mereka keluar dari gedung.
Misalnya, pemilik tempat penitipan anak ingin tahu apakah seorang anak terluka. Pemilik bengkel ingin mengetahui berapa banyak klien yang membatalkan janji karena memilih bengkel lain.
Bagaimana ini dilakukan?
Itu harus mencakup informasi yang objektif, lengkap, akurat dan diperbarui. Elemen-elemen ini berfungsi sebagai pilar untuk laporan yang baik.
Poin-poin tertentu harus dimasukkan, seperti prestasi dan masalah, karena ini juga membantu anggota tim dan pemimpin mengamati kinerja mereka, memungkinkan mereka untuk mencapai tujuan mereka.
Prestasi akan mencerminkan kekuatan dan kemampuan mereka dan dapat memotivasi anggota tim. Ini juga mencakup masalah yang dialami, apakah nyata atau potensial, untuk dapat berbicara tentang cara-cara yang mungkin untuk memecahkan atau mencegah masalah.
Jenis informasi yang dimasukkan bervariasi sesuai dengan jenis bisnisnya. Laporan kegiatan biasanya mencerminkan tingkat aktivitas perusahaan saat ini. Ini juga mencerminkan, sampai batas tertentu, dampak dari peristiwa komersial baru-baru ini.
Informasi -Kategorikan
Laporan kegiatan menawarkan berbagai kategori informasi yang perlu Anda ketahui sekilas.
Misalnya, mungkin termasuk data tentang tingkat kehadiran karyawan, persentase posisi yang diisi, volume penjualan harian, jumlah akun baru yang dibuka atau ditutup, utang terhadap pembayaran yang dikumpulkan dan volume keluhan pelanggan.
Tema khas lainnya
- Apa ancaman nyata yang terlihat? Bagaimana mereka dipecahkan?
- Strategi dan tindakan manajemen apa yang akan diterapkan untuk mematuhi rencana?
- Apakah strategi dan tindakan manajemen yang telah diterapkan sebelumnya berhasil?
- Apa kekuatan dan kelemahan saat mengelola tim kerja?
- Apa tren dalam kinerja manajemen? Apa implikasinya bagi kinerja masa depan?
Struktur
Ringkasan eksekutif
Poin-poin utama dari laporan ini dirangkum, seperti topik yang akan diperlakukan, data yang diperoleh, metode analisis data, dan rekomendasi berdasarkan data tersebut. Itu ditempatkan sehingga direksi tidak harus membaca seluruh laporan.
Pendahuluan
Soroti topik utama yang dicakup dalam laporan dan berikan informasi latar belakang tentang mengapa data dikumpulkan.
Tubuh
Jelaskan masalah dan data yang dikumpulkan, bagaimana dikumpulkan, menganalisis temuan utama.
Ini dapat dibagi menjadi sub-bagian, dengan judul-judul yang menyoroti titik spesifik yang akan dicakup oleh sub-bagian ini.
Kesimpulan
Jelaskan bagaimana data yang dijelaskan dalam tubuh dokumen dapat ditafsirkan atau kesimpulan apa yang dapat diambil.
Menyarankan cara menggunakan data untuk meningkatkan beberapa aspek bisnis atau merekomendasikan penyelidikan lebih lanjut.
Daftar sumber daya yang digunakan untuk menyelidiki atau mengumpulkan data untuk laporan. Mereka menyediakan tes poin yang dirawat dan memungkinkan untuk meninjau sumber data asli.
Lampiran
Ini adalah pilihan dan termasuk informasi teknis yang tidak diperlukan untuk penjelasan yang diberikan dalam badan dan kesimpulan, tetapi yang mendukung temuan.
Contoh
Contoh laporan aktivitas termasuk laporan kasir harian teller bank, penyesuaian akun harian, catatan produksi harian, catatan penumpang per penerbangan dan catatan transaksi.
Laporan penjualan
Manajer kadang-kadang perlu melacak jumlah penjualan atau jumlah pendapatan yang dihasilkan oleh vendor tertentu.
Laporan penjualan memberikan visibilitas ke dalam jumlah penjualan dan jumlah pendapatan yang dihasilkan selama periode waktu tertentu.
Untuk setiap hari dalam periode waktu tertentu, grafik menunjukkan jumlah pesanan yang diproses. Grafik lain menunjukkan pendapatan yang diperoleh untuk setiap hari.
Jumlah dari jumlah total pesanan penjualan untuk setiap hari menentukan pendapatan yang diperoleh.
Laporan inventaris
Seorang manajer inventaris mungkin perlu mengetahui apakah persediaan cukup untuk memenuhi permintaan dan, rata-rata, berapa lama persediaan saat ini akan bertahan.
Laporan hari persediaan memberikan visibilitas ke perkiraan jumlah hari persediaan persediaan akan tersedia, dan total penawaran dan permintaan.
