10 Karakteristik Surat Formal Paling Penting

Surat formal adalah komunikasi tertulis antara dua orang yang mungkin atau mungkin tidak saling kenal, tetapi dalam hal apa pun memiliki hubungan yang jauh dan saling menghormati yang memaksa mereka untuk mempertahankan bahasa formal.

Orang yang menulis surat itu disebut penerima atau penerbit; yang menerimanya adalah penerima atau penerima. Surat formal biasanya digunakan untuk komunikasi antara perusahaan, lembaga berpangkat tinggi dan entitas pemerintah, antara lain.

Pemberian hadiah internasional, penunjukan publik atau pengakuan juga digunakan untuk berpartisipasi.

Dalam surat-surat formal, bahasa sehari-hari, keakraban, idiom dan tuteo harus dikesampingkan sepenuhnya. Formula sopan santun yang diterima secara universal harus ada dan harus memenuhi struktur yang telah ditentukan.

Karena sifatnya yang sangat formal, surat jenis ini harus ditulis tangan atau dicetak di atas kertas dan dikirim dalam amplop tertutup kepada penerima, walaupun memang benar bahwa di era digital saat ini, struktur surat formal digunakan untuk komunikasi yang dikirim ke melalui email. Namun, yang terakhir bukanlah yang paling umum atau yang disarankan.

10 karakteristik utama dari surat formal

1- Bahasa formal

Bahasa formal membutuhkan penggunaan kosa kata yang benar dan tata bahasa dan ejaan yang sempurna. Perawatan harus jauh dan hormat.

Perlakuan pengirim terhadap penerima harus menjadi milik Anda; tidak boleh diajari, terlepas dari usia atau kisaran penerima, atau jika itu diketahui atau tidak diketahui oleh pengirim.

Meskipun bahasanya harus penuh hormat, ini tidak berarti bahwa kebaikan dan kesopanan harus dikesampingkan.

2- Niat nyata

Tidak ada surat formal yang ditulis tanpa maksud dan tujuan yang jelas. Dengan jenis huruf ini dimaksudkan untuk mengkomunikasikan sesuatu kepada penerima atau meminta informasi bahwa pengirim membutuhkannya.

Dalam setiap kasus, ini berusaha untuk mengesankan penerima secara positif dan memberi kecenderungan yang baik sehingga aliran komunikasi berlanjut sampai tujuan pengirim tercapai. Informasi yang diberikan harus sejelas dan selengkap mungkin.

3- Panjangnya

Surat formal biasanya pendek dan spesifik, menunjuk langsung ke tujuan, setelah salam dan aturan kesopanan yang sesuai.

Seperti yang biasanya terjadi dalam kelembagaan, bisnis, pemerintahan atau antara dua orang yang tidak memiliki hubungan dekat, tidak masuk akal untuk berjalan di sekitar cabang, ngelantur atau menjelaskan masalah yang tidak sentral. Dengan cara ini, umumnya surat formal tidak boleh lebih dari 2 halaman.

4- Header

Surat resmi harus ditulis pada alat tulis resmi entitas atau orang yang menulisnya. Biasanya dilakukan pada kop surat di mana hanya nama lembaga atau pengirim yang dapat muncul, meskipun itu juga dapat mencakup alamat yang sama.

Setelah ini tanggal akan muncul, didahului oleh tempat (kota) di mana itu sedang ditulis.

Lebih pintar menulis tanggal tanpa singkatan, yaitu bulan yang ditulis dengan huruf dan tahun dengan empat angka. Itu harus disejajarkan ke kanan halaman.

5- Perawatan dan salam

Perawatan harus formal dan harus mencakup posisi, profesi, atau kisaran penerima. Misalnya: Presiden, Dokter, Profesor, Umum, dll., Diikuti atau tidak dengan nama keluarga. Hindari menyapa dengan nama depan, nama panggilan, atau nama panggilan.

Ketika penerima adalah pasangan, Anda harus memperlakukan diri Anda sebagai Tuan dan Nyonya. Para deputi dan senator diperlakukan sebagai "Yang Terhormat" di beberapa negara, di negara lain mereka dapat "Dewa termasyhur".

Hal yang sama terjadi dengan posisi pemerintah lain atau gelar bangsawan, sehingga penting untuk mengetahui protokol masing-masing negara.

Jika penerima tertentu tidak diketahui, rumus impersonal dapat digunakan, seperti "Kepada siapa berkepentingan" atau hanya "Dear Sir" atau "Dear Madam".

Untuk salam, Anda harus menambahkan beberapa aturan kesopanan seperti "Yang Terhormat", "Dihormati", dll. Bentuk "Dear Sir" juga digunakan sebagai salam resmi.

6- Tubuh

Isi surat itu juga harus dimulai dengan beberapa aturan kesopanan seperti: "Melalui ini ...", "Saya menulis surat kepada Anda ...", "Saya dengan sangat hormat berbicara kepada Anda pada kesempatan ...", "Sajikan ini untuk ... "atau protokol yang sedikit kurang seperti" Pertama-tama terima salam ramah ... ".

Surat itu harus memiliki paragraf pendek dan terstruktur dengan baik. Pesan harus tepat, konkret, dan univokal.

Jika itu permintaan, itu harus dilakukan secara langsung; jika ini adalah surat yang informatif, Anda harus langsung ke intinya. Selalu ingat bahwa penerima adalah orang yang sibuk yang tidak ingin membuang waktu dengan pidato yang tidak perlu atau sulit dimengerti.

7- Perpisahan

Perpisahan harus melengkapi ide sentral surat itu, memperkuat tujuan dan mempromosikan tindakan yang diharapkan pengirim dari penerima ("Saya menunggu jawaban Anda", "Saya harap informasinya bermanfaat", dll.).

Penutupan yang paling umum untuk surat formal adalah "Hormat" atau "Sangat hati-hati", lebih suka bentuk-bentuk ini daripada yang lebih sehari-hari seperti "Salam ramah", "Salam", "Pelukan", dll.

Setelah ini, Anda harus menempatkan tanda tangan tercetak (nama depan dan belakang dalam huruf besar) dan tanda tangan pengirim. T

Itu juga harus mencakup posisi atau pangkat yang dipegang oleh pengirim, yaitu "Dr.", "Ing.", "Prof." diikuti dengan nama depan dan belakang dan di baris terpisah posisi: "Ketua Komite Evaluasi", "Duta Besar Republik Argentina ", " Sekretaris Jenderal ", dll.

8- Informasi lainnya

Di bagian bawah surat dan setelah tanda tangan dapat dimasukkan, jika perlu, penjelasan tentang lampiran atau nama-nama orang yang akan menerima salinan surat (ditunjukkan dengan singkatan "Cc").

Di bawah dan akhirnya, dapat dimasukkan inisial dari orang yang mendiktekan surat itu, yaitu pengirim yang tepat (dalam huruf kapital) dan mereka yang ditranskripsi (huruf kecil) seperti yang ditunjukkan: ABC / def.

Menjadi surat yang sebelumnya dipikirkan, penggunaan postscript di dalamnya tidak dianjurkan.

9- Amplop

Setiap surat resmi harus dikirim dalam amplop, bahkan jika pengirim dan penerima berada di gedung yang sama (misalnya, komunikasi antara departemen dari lembaga yang sama).

Amplop harus dari ukuran sesuai dengan apa yang akan dikandungnya, sehingga tidak menjadi terlalu besar. Surat harus dilipat sesedikit mungkin (maksimal 2 hingga 4 kali), karena kertas yang hampir utuh dengan lipatan terlalu banyak jauh lebih elegan.

Nama dan data penerima selalu diletakkan di bagian depan amplop dan di tengahnya. Nama dan data pengirim dapat di bagian belakang dan penutup amplop atau di bagian depan, atas dan kiri amplop.

Kuadran kanan atas bagian depan amplop selalu dicadangkan untuk prangko atau prangko.

Itu harus ditutup dengan hati-hati tetapi tegas untuk menjamin konten yang tidak dapat diganggu gugat. Dalam beberapa kasus sangat seremonial atau elegan, dapat disegel dengan lilin penyegel.

10- Jawabannya

Setiap surat resmi harus memiliki jawaban. Itu harus cepat, singkat dan menjaga garis yang sama dari surat resmi yang diterima.

Surat resmi tanpa tanggapan dianggap tindakan tidak sopan dan tidak sopan dari pihak penerima yang dapat menyebabkan efek yang benar-benar berlawanan dengan tujuan yang awalnya dikejar.